¿Cómo una Pyme podrá encargarse de la seguridad social de sus contratistas?

El decreto 1273 del 23 de julio de 2018, del Ministerio del Trabajo, ordena que desde el próximo 1° de junio los empleadores deberán hacer la respectiva retención y giros de seguridad social (a la EPS y el fondo de pensión) de los trabajadores vinculados por medio de contrato por prestación de servicios. Es decir, ahora serán las empresas, y otras entidades contratantes, las que asuman la logística de los pagos de salud y pensión. Puede que sea un cambio que brinde más comodidad en estos trabajadores, pero representa un reto para las más de 2,5 millones microempresas (Mipymes) que hay en Colombia (el 97 % de las empresas colombianas).

El decreto 1273 del 23 de julio de 2018, del Ministerio del Trabajo, ordena que desde el próximo 1° de junio los empleadores deberán hacer la respectiva retención y giros de seguridad social (a la EPS y el fondo de pensión) de los trabajadores vinculados por medio de contrato por prestación de servicios. Es decir, ahora serán las empresas, y otras entidades contratantes, las que asuman la logística de los pagos de salud y pensión. Puede que sea un cambio que brinde más comodidad en estos trabajadores, pero representa un reto para las más de 2,5 millones microempresas (Mipymes) que hay en Colombia (el 97 % de las empresas colombianas).

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Rosmery Quintero, presidenta de la Asociación Colombiana de Pequeñas y Medianas Empresas (Acopi), explicó que “el 23 % de los contratos de los trabajadores de las Mipymes es por prestación de servicios, por lo que este cambio tiene grandes efectos. Para los pequeños negocios este cambio implicará una mayor carga financiera, pues es probable que deban contratar a más personal para que cumpla con las labores de recursos humanos. Un costo que no todas las MiPymes pueden darse el lujo de cubrir”.

Quintero también indica que se entiende “que con este cambio se busca mejorar el control de los pagos a seguridad social, pero no es la forma: de hecho, desincentiva la formalidad. Además, hay que tener en cuenta que este tipo de contratos aplica para proyectos y licitaciones públicas o privadas, que se suelen pagar al final contrato. Entonces, en estos casos las empresas estarán obligadas a pagarles mensualmente a los contratistas, y su seguridad social, aunque no les hayan desembolsado el dinero. Lo que genera una fuerte presión en sus flujos de caja”.

Sin embargo, hay que recordar que el Gobierno expidió el decreto 1273 para cumplir con el fallo que el Tribunal de Cundinamarca emitió en marzo de 2018 para mejorar las condiciones de los contratistas. Antes, para que estos trabajadores pudieran radicar la cuenta de cobro en la empresa debían pagar por adelantado su seguridad social por medio de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA). Es decir, se tenían que endeudar para poder cobrar. Con el fallo, se ordenó que la PILA se pague posterior al desembolso de los honorarios, y ordenó al Gobierno emitir una regulación para que fuera el empleador quien se encargue de calcular las retenciones y giros.

Acopi indica que ya le pidió al Ministerio del Trabajo que aplace la fecha en la que se daría este cambio en los contratos por prestación de servicios. Y fuentes de esa cartera, quienes pidieron no ser citadas, indicaron que están considerando seriamente en dar esta prórroga: uno de los principales temas que estudian sería la gran cantidad de contratistas que hay en el sector público.

Pero tarde o temprano este será un reto que deberán enfrentar pues es un fallo del Tribunal de Cundinamarca. Por lo que vale la pena analizar qué alternativas hay para que una pyme pueda encargarse de la seguridad social de sus contratistas.

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Las alternativas

La primera alternativa que tiene una empresa, en especial una pequeña, es que alguno de los trabajadores o uno de los directivos (o propietarios) se encargue personalmente de calcular las retenciones y hacer los giros a las respectivas EPS y fondos de pensión de cada uno de sus contratistas. Es decir, que se encarguen de pagar y de tener al día la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA) de estos trabajadores.

Para esto es necesario saber cómo se realizan las retenciones de un contrista: primero hay que tomar el 40 % de los honorarios (así se le llaman los ingresos de los contratistas), y de este monto se hacen las siguientes deducciones. El 16 % va para pensión, el 12,5 % para salud, y el 0,522 % para ARL si trabajan en actividades de riesgo mínimo. Pero si los honorarios son de menos de $828.116, no aplica lo del 40%, pues cabe recordar que la base mínima de cotización es precisamente el salario mínimo. Y la base máxima de cotización es de 25 salarios mínimos ($20,7 millones), por lo que los valores por encima de este umbral no aportan al sistema general de seguridad social.

Pero, como en muchos campos, este es un tema que puede costar al comienzo y en el que los primerizos pueden cometer varios errores. Además, el sistema PILA (de los diferentes operadores) puede ser intimidante al comienzo, y es probable que se requiera asistencia para aprender a manejarlo correctamente. Nathalie Prieto, consultora de recursos humanos, explica que “que con la experiencia se aprende la importancia de pagar todos los meses dentro de los tiempos especificados. Por ejemplo, dejar de pagar uno o más meses repercute al momento de realizar la declaración de renta ya que habiendo incumplido en estos pagos ya no se puede descontar de los ingresos en la renta. El tema no es de mañas, sino de aprender la importancia del cumplimiento de estos pagos ya que incumplir puede tener consecuencias negativas como por ejemplo una investigación de la UGPP (Unidad de Gestión de Pensiones y Parafiscales). Lo que puede resultar en sanciones”.

Otra opción para las empresas es abrir un departamento de recursos humanos, lo que claramente implica más salarios que pagar y mayores costos. Para Prieto esta opción “depende de la cantidad de colaboradores fijos que tenga la empresa y de la proyección que tenga. Si la empresa tiene 15 colaboradores, y pretende seguir creciendo, ya debería tener un departamento de recursos humanos. O por lo menos debería acudir al servicio tercerizado con una consultora de recursos humanos”.

En efecto, una tercera opción es recurrir a los outsourcing (tercerización) de recursos humanos, que es un mercado latente en Colombia: una simple búsqueda en Google arroja decenas de resultados de empresas que ofrecen diferentes tipos de paquetes para manejar todo lo competente con la nómina. Por ejemplo, un servicio para realizar los pagos de seguridad social para una empresa pequeña, de menos de cinco trabajadores, puede costar entre $200.000 y $500.000 (dependiendo de la empresa). Es una opción interesante pues no implica aumentar el personal (y pagar más salarios), se deja el proceso ante expertos en el tema, y la empresa puede concentrarse en su modelo de negocio.

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Pero cualquiera sea el caso, es claro que esta nueva responsabilidad representará un reto para los emprendedores y las empresas pequeñas ya constituidas. Actualmente ya batallan para estar al día con la densa lista de trámites y costos que exigen las normas colombianas. Pero se trata de un cambio que claramente les facilitará la vida a los contratistas, que es uno de las formas más comunes de vinculación laboral en el país.