¿Qué está pasando con la factura electrónica y el cierre de grandes almacenes?
Hablamos con expertos para saber cuáles son las obligaciones de los comercios en materia de facturación y en qué están fallando. Conozca también la alternativa que da la DIAN para la emisión de factura electrónica a clientes que decidan no entregar sus datos personales.
La factura electrónica está siendo el terror de los establecimientos comerciales en Colombia. Irregularidades y omisiones con este requisito han causado el cierre temporal de almacenes de la talla de Olímpica, Éxito o Jumbo, entre una larga lista de más de 350 comercios que han sido sancionados en el último año por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
El último comercio sancionado fue el Olímpica del centro comercial Portal 80, en Bogotá, el cual fue sellado por la DIAN el pasado 2 de enero y no podrá abrir sus puertas al público por un lapso de tres días.
En este caso, la DIAN pudo evidenciar que el almacén solo entregaba la factura electrónica a clientes que previamente se hubieran registrado en su base de datos; mientras que los clientes no registrados salían del establecimiento sin factura electrónica, a menos que hicieran procedimientos adicionales para descargarlas a través de una página web.
Lo anterior, según la DIAN, “constituye requisitos adicionales a los establecidos para la expedición de factura electrónica”.
Pero ¿cuáles son esos requisitos y cómo deben darles cumplimiento los comercios del país para evitar un cierre temporal? ¿Es una cuestión de “no pagar impuestos”, como lo dijo el presidente Gustavo Petro tras conocerse el caso del Olímpica de Portal 80? Entre tanto, las leyes de protección de datos personales podrían estar dificultando la emisión de factura electrónica.
Para aclarar estos temas, consultamos a dos contadoras públicas expertas en temas de tributación.
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ABC de la factura electrónica
Lo primero que debe saber es que, de acuerdo con la DIAN, un cliente siempre debe exigir la factura electrónica en sus compras y pagos de servicios. “Más que una obligación, permite que usted como ciudadano participe activamente en el control del pago de impuestos (…)”, indicó la entidad en un comunicado.
Ahora bien, ¿quiénes deben expedir facturas? La normativa es clara: los responsables de impuestos sobre las ventas IVA; los responsables del impuesto nacional al consumo; todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes o presten servicios inherentes a estas; comerciantes, importadores o prestadores de servicios o ventas a consumidores finales, y los contribuyentes inscritos en el impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación, principalmente.
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¿Cómo se ve una factura electrónica? A grandes rasgos, este documento incluye el nombre y número de identificación tributaria de la empresa, identificación del cliente, número correspondiente de un sistema de numeración consecutiva, fecha y hora de generación, información sobre bienes o servicios vendidos o prestados, valor de venta, forma de pago (número de cuotas si es a crédito), discriminar el valor del impuesto IA y firma digital del facturador electrónico, entre otros datos.
“El comprador solo debe entregar tres datos al establecimiento de comercio: nombre o razón social, número de cédula o NIT y correo electrónico”, de acuerdo con la DIAN.
Si la cuestión es tan sencilla, ¿qué está fallando entonces?
Qué hay detrás de las irregularidades en almacenes
Ángela Sánchez, contadora de la Universidad Cooperativa de Colombia y miembro del Colegio de Contadores Públicos, explica que “lo que ha pasado en centros comerciales o en estos almacenes de cadena es que se vuelve complejo el tema de facturar electrónicamente de forma masiva. Lo que ha dicho la DIAN es que para emitir la factura electrónica solo se requieren tres datos del consumidor, pero en los reportes que un contribuyente tiene que enviar se requieren hasta siete datos del consumidor, como nombre completo, dirección, correo electrónico, identificación, número de teléfono”.
En palabras de la experta, los contribuyentes deben presentar dos tipos de informes donde se reporten todas las transacciones que se han hecho en el año: uno a la DIAN (información exógena) y otro reporte similar al Distrito.
La contadora precisa que cuando se van a elaborar dichos reportes, hay que digitar muchos más datos que esos tres de los que habla la DIAN. “Algunos usuarios se niegan a dar estos datos, pero en general el proceso de compra se vuelve más demorado porque hay que recopilar esa información. Operativamente es complejo cuando se trata de venta masiva”, dice.
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“Si para un almacén de cadena es complejo manejar esta información, imagínese para los pequeños comerciantes. Mientras una panadería pide esos datos a un cliente, otros cuatro se le han ido. No hay una sistematización de esos datos, aunque no todo es cuestión de la DIAN, también hay un tema cultural”, añade Sánchez.
Sin embargo, Claudia Patricia Mateus, docente del programa de Ciencias Contables de la Universidad Javeriana, tiene una visión distinta de las irregularidades que están presentándose en grandes almacenes en cuestiones de emisión de factura electrónica.
“Los comercios solo deben solicitar los tres datos que habla de la DIAN. ¿Qué está pasando? Están pidiendo más información para usarla en el envío de mensajes de marketing, cosa que es un error. Además, hoy en día los establecimientos no deben preguntarle al cliente si quiere o no factura electrónica, debe emitirla y enviarla”, señala.
Para la docente, lo que quiere la DIAN con estas sanciones es evitar una “evasión de información” de las transacciones de un comercio que pueda llevar a una evasión de impuestos. No obstante, reconoce que el temor de muchos clientes a entregar su información personal tenga parte de la culpa.
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“Cuando la gente dice “no quiero factura electrónica” está haciendo una evasión y no está registrando esa compra a su nombre. Al no registrarla, está generando que al momento de declarar renta, declare menos ingresos y, por tanto, pague menos impuestos. Hace falta un tema de conciencia, de cultura tributaria; todos vamos a tener que ser declarantes, pero no significa que tengamos que ser contribuyentes”, insiste Mateus.
La respuesta de la DIAN
¿Qué puede hacer un comercio si un cliente se niega a entregar sus datos personales para la emisión de la factura electrónica? Y, de esta manera, no caer en las irregularidades que han causado el cierre de almacenes Olímpica, Éxito o Jumbo.
La DIAN le contó a este diario que los establecimientos deben darle a ese cliente “una factura de consumidor final, colocando en el nombre del comprador 12 veces el número dos (”222222222222″), pero debe generarla. El resto de los datos los sabe el vendedor: la descripción del producto que le vendió, el impuesto pagado, etc. La Resolución 42 de 2020 indica eso. Esa factura la transmiten a la DIAN y la entidad valida”.
Así las cosas, ¿cuál sería la diferencia entre esa factura y una factura electrónica “completa”? De acuerdo con la DIAN, el comprador no puede usar la primera como deducción de impuestos al no estar registrada esa compra a su nombre.
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La factura electrónica está siendo el terror de los establecimientos comerciales en Colombia. Irregularidades y omisiones con este requisito han causado el cierre temporal de almacenes de la talla de Olímpica, Éxito o Jumbo, entre una larga lista de más de 350 comercios que han sido sancionados en el último año por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
El último comercio sancionado fue el Olímpica del centro comercial Portal 80, en Bogotá, el cual fue sellado por la DIAN el pasado 2 de enero y no podrá abrir sus puertas al público por un lapso de tres días.
En este caso, la DIAN pudo evidenciar que el almacén solo entregaba la factura electrónica a clientes que previamente se hubieran registrado en su base de datos; mientras que los clientes no registrados salían del establecimiento sin factura electrónica, a menos que hicieran procedimientos adicionales para descargarlas a través de una página web.
Lo anterior, según la DIAN, “constituye requisitos adicionales a los establecidos para la expedición de factura electrónica”.
Pero ¿cuáles son esos requisitos y cómo deben darles cumplimiento los comercios del país para evitar un cierre temporal? ¿Es una cuestión de “no pagar impuestos”, como lo dijo el presidente Gustavo Petro tras conocerse el caso del Olímpica de Portal 80? Entre tanto, las leyes de protección de datos personales podrían estar dificultando la emisión de factura electrónica.
Para aclarar estos temas, consultamos a dos contadoras públicas expertas en temas de tributación.
Puede interesarle: Facturación electrónica en tiendas de barrio ahora es obligatoria: ¿en qué casos?
ABC de la factura electrónica
Lo primero que debe saber es que, de acuerdo con la DIAN, un cliente siempre debe exigir la factura electrónica en sus compras y pagos de servicios. “Más que una obligación, permite que usted como ciudadano participe activamente en el control del pago de impuestos (…)”, indicó la entidad en un comunicado.
Ahora bien, ¿quiénes deben expedir facturas? La normativa es clara: los responsables de impuestos sobre las ventas IVA; los responsables del impuesto nacional al consumo; todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes o presten servicios inherentes a estas; comerciantes, importadores o prestadores de servicios o ventas a consumidores finales, y los contribuyentes inscritos en el impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación, principalmente.
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¿Cómo se ve una factura electrónica? A grandes rasgos, este documento incluye el nombre y número de identificación tributaria de la empresa, identificación del cliente, número correspondiente de un sistema de numeración consecutiva, fecha y hora de generación, información sobre bienes o servicios vendidos o prestados, valor de venta, forma de pago (número de cuotas si es a crédito), discriminar el valor del impuesto IA y firma digital del facturador electrónico, entre otros datos.
“El comprador solo debe entregar tres datos al establecimiento de comercio: nombre o razón social, número de cédula o NIT y correo electrónico”, de acuerdo con la DIAN.
Si la cuestión es tan sencilla, ¿qué está fallando entonces?
Qué hay detrás de las irregularidades en almacenes
Ángela Sánchez, contadora de la Universidad Cooperativa de Colombia y miembro del Colegio de Contadores Públicos, explica que “lo que ha pasado en centros comerciales o en estos almacenes de cadena es que se vuelve complejo el tema de facturar electrónicamente de forma masiva. Lo que ha dicho la DIAN es que para emitir la factura electrónica solo se requieren tres datos del consumidor, pero en los reportes que un contribuyente tiene que enviar se requieren hasta siete datos del consumidor, como nombre completo, dirección, correo electrónico, identificación, número de teléfono”.
En palabras de la experta, los contribuyentes deben presentar dos tipos de informes donde se reporten todas las transacciones que se han hecho en el año: uno a la DIAN (información exógena) y otro reporte similar al Distrito.
La contadora precisa que cuando se van a elaborar dichos reportes, hay que digitar muchos más datos que esos tres de los que habla la DIAN. “Algunos usuarios se niegan a dar estos datos, pero en general el proceso de compra se vuelve más demorado porque hay que recopilar esa información. Operativamente es complejo cuando se trata de venta masiva”, dice.
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“Si para un almacén de cadena es complejo manejar esta información, imagínese para los pequeños comerciantes. Mientras una panadería pide esos datos a un cliente, otros cuatro se le han ido. No hay una sistematización de esos datos, aunque no todo es cuestión de la DIAN, también hay un tema cultural”, añade Sánchez.
Sin embargo, Claudia Patricia Mateus, docente del programa de Ciencias Contables de la Universidad Javeriana, tiene una visión distinta de las irregularidades que están presentándose en grandes almacenes en cuestiones de emisión de factura electrónica.
“Los comercios solo deben solicitar los tres datos que habla de la DIAN. ¿Qué está pasando? Están pidiendo más información para usarla en el envío de mensajes de marketing, cosa que es un error. Además, hoy en día los establecimientos no deben preguntarle al cliente si quiere o no factura electrónica, debe emitirla y enviarla”, señala.
Para la docente, lo que quiere la DIAN con estas sanciones es evitar una “evasión de información” de las transacciones de un comercio que pueda llevar a una evasión de impuestos. No obstante, reconoce que el temor de muchos clientes a entregar su información personal tenga parte de la culpa.
Puede interesarle: DIAN tiene en la mira a 28.000 contribuyentes, que tendrán que actualizar su RUT
“Cuando la gente dice “no quiero factura electrónica” está haciendo una evasión y no está registrando esa compra a su nombre. Al no registrarla, está generando que al momento de declarar renta, declare menos ingresos y, por tanto, pague menos impuestos. Hace falta un tema de conciencia, de cultura tributaria; todos vamos a tener que ser declarantes, pero no significa que tengamos que ser contribuyentes”, insiste Mateus.
La respuesta de la DIAN
¿Qué puede hacer un comercio si un cliente se niega a entregar sus datos personales para la emisión de la factura electrónica? Y, de esta manera, no caer en las irregularidades que han causado el cierre de almacenes Olímpica, Éxito o Jumbo.
La DIAN le contó a este diario que los establecimientos deben darle a ese cliente “una factura de consumidor final, colocando en el nombre del comprador 12 veces el número dos (”222222222222″), pero debe generarla. El resto de los datos los sabe el vendedor: la descripción del producto que le vendió, el impuesto pagado, etc. La Resolución 42 de 2020 indica eso. Esa factura la transmiten a la DIAN y la entidad valida”.
Así las cosas, ¿cuál sería la diferencia entre esa factura y una factura electrónica “completa”? De acuerdo con la DIAN, el comprador no puede usar la primera como deducción de impuestos al no estar registrada esa compra a su nombre.
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