El Registro Único Tributario, o RUT, es el mecanismo único administrado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN, que identifica, ubica y clasifica a las personas y entidades con calidad de contribuyentes en Colombia.
Este documento permite a la entidad contar con información veraz, actualizada, clasificada y confiable de todas personas que legalmente están obligados a inscribirse. Tener RUT les permite, a las personas naturales, empresas y entidades, que terceros con quienes sostengan una relación comercial, laboral o económica identifiquen su actividad económica registrada allí.
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Asimismo, le permite a los contribuyentes identificar, reconocer y realizar los trámites de sus obligaciones Tributarias Aduaneras y Cambiarias (TAC) frente al Estado Colombiano. Facilita el registro y cumplimiento de las obligaciones tributarias simplificando el trámite y reduciendo costos para los usuarios.
La inscripción en el RUT le permitirá acceder a los servicios en línea de la DIAN. Habilitando su cuenta de usuario, puedrá consultar y generar de copias del RUT, actualizar su información, gestionar su firma electrónica, así como diligenciar declaraciones para imprimir y presentar ante las entidades autorizadas de recaudo. También puede consultar su vinculación a organizaciones en calidad de representante legal, revisor fiscal, contador o socio, entre otros servicios.
¿Cómo hacer la inscripción virtual en el RUT?
Aunque usted podrá agendar una cita presencial o una videollamada para recibir una atención personalizada, también es posible hacer la inscripción en el RUT de manera virtual, para el tramite por por primera vez, permitiendo a las personas naturales, colombianos mayores de 18 años la formalización del este documento. Esto, siempre y cuando, el proceso no requiera la inscripción en el registro mercantil ante la cámara de comercio, o asistencia de un funcionario DIAN.
Pueden acceder a este servicio las personas naturales y jurídicas que aún no se encuentren inscritas en el RUT. Mediante este servicio usted obtendrá el formulario del RUT formalizado para las personas naturales mayores de 18 años o en el caso de las personas naturales y jurídicas que requieren registro mercantil o asistencia para la formalización de la inscripción, el diligenciamiento de la solicitud de inscripción.
Para este proceso solo debe tener acceso a Internet en cualquier navegador o dispositivo móvil. Este servicio ofrece las garantías y protocolos de seguridad que se necesitan para el correcto resguardo de la información. Es un trámite rápido y sencillo y la formalización del RUT es inmediata.
¿Cuáles son los documentos que debo tener para realizar el trámite del RUT en línea?
Lo único que necesitará son dos fotografías nítidas separadas de cara frontal y cara reversa de su cédula de ciudadanía original, las cuales deben estar en formato JPG o PNG con una resolución mínima de 3 megapixeles y un peso máximo de 4 MB.
Una vez finalizado el trámite, el formulario formalizado de la inscripción en el RUT será enviado de forma inmediata al correo registrado.
No es necesario formalizar el documento ante un funcionario de la DIAN, solo hay que hacerlo en caso de ser menor de 18 años, extranjero o si necesita asistencia para la formalización de la inscripción. Si es comerciante, debe hacerlo a través de las cámaras de comercio.
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¿Cómo sacar el duplicado del RUT?
Recuerde que, si usted ya realizó en algún momento este trámite, no podrá inscribirse nuevamente. La inscripción se hace por una única vez, por lo tanto, lo que puede hacer es obtener una copia en el portal www.dian.gov.co o en la aplicación de la DIAN disponible en App Store y Google Play.
En caso de necesitar actualizar al información del documento, solo será necesario que actualice los datos que requieren cambios en el registro del RUT. Sin embargo, debes hacerlo con la asistencia de un funcionario de la DIAN agendando una cita aquí: https://agendamientodigiturno.dian.gov.co/.
El director de la DIAN, Luis Carlos Reyes, a través de su cuenta de Twitter explicó con varios mensajes en un hilo que antes de pedir un RUT “actualizado” se debe recordar que el RUT es un documento permanente y sólo requiere actualizarse cuando los datos registrados inicialmente, han tenido algún cambio.
Antes de pedir RUT “actualizado”, recuerde que el RUT es permanente. Solo se debe actualizar cuando hay cambios en alguno de los datos. En vez de pedirlo “actualizado”, puede simplemente preguntar si toda la información está vigente.
— Luis Carlos Reyes (@luiscrh) February 22, 2023
Recomendaciones finales
Para realizar la inscripción por auto gestión debe tener en cuenta las siguientes recomendaciones en el momento de usar el servicio:
- Verifique, que la información que se cargó en la sección de identificación, es decir, los nombres y apellidos, número, tipo, fecha y lugar de expedición del documento de identificación y la fecha y lugar de nacimiento sean correctos.
- Revise antes de formalizar el trámite que la dirección que informó, al momento de la inscripción del RUT esté completa, sea correcta y exacta de acuerdo con su realidad, ya que esta tendrá validez para todos los efectos, sin perjuicio de otras direcciones que, para casos especiales, consagre la Ley, de encontrar inconsistencias en la dirección suministrada, la entidad podrá ordenar la suspensión del registro hasta tanto no se subsane.
- El trámite de inscripción en el RUT en línea es para las personas naturales que no realizan actividades mercantiles. Por eso, tenga en cuenta que, si tu actividad económica corresponde a una mercantil, debes formalizar tu inscripción a través de las cámaras de comercio.
- Verifique que los códigos de las responsabilidades Tributarias Aduaneras y Cambiarias (TAC) que registro en su RUT sean consistentes con las actividades económicas que desarrolla y frente a las obligaciones que se generan ante el estado colombiano.
- Cuando en la información reportada por el obligado en el formulario del RUT se detecten posibles conductas punibles, la DIAN podrá formular denuncias ante la autoridad competente.