Los beneficios de la factura electrónica en Colombia

Primero debe quedar claro que es ante todo, una factura.  Es decir, tiene los mismos efectos legales que una factura en papel, solo que se expide y recibe en formato electrónico. En otras palabras, “es un documento que soporta transacciones de venta bienes y/o servicios y que operativamente tiene lugar a través de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas permitiendo el cumplimiento de las características y condiciones en relación con la expedición, recibo, rechazo y conservación”, según la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales de Colombia, Dian. 

Lea también: Co-working ¿la clave para aumentar la productividad en las empresas?

Estas versiones digitales de las facturas tradicionales, han estado en la lupa de empresarios ante la obligatoriedad que pueda tener su uso. Para el 2018, las compañías colombianas deben tener como único registro contable la facturación electrónica, según lo ordena la Dian. Sin embargo, a febrero de este año, solo el 3% de las empresas del país han iniciado el proceso.

Así lo determinó un estudio realizado por Seres, una de las 40 empresas autorizadas para prestar el servicio. Además, explica en el país se requiere capacitación para poder empezar a usar este tipo de documento.

Jorge Soto, fundador y ceo de Alegra.com y experto en el tema, explica los beneficios de esta herramienta y cómo va el proceso de implementación en Colombia: 

¿Cómo funciona la factura electrónica?

Las facturas electrónicas son las versiones digitales de las facturas tradicionales que normalmente eran entregadas en papel. Por su formato digital pueden ser guardadas, almacenadas o intercambiadas por medios digitales; además para certificar la autenticidad de la factura éstas llevan código que es registrado en la DIAN, lo que no permite que haya facturas fraudulentas o no soportadas.

Además: Las siete fases del éxito, según el CEO de Open English

 Actualmente en Colombia sólo los grandes contribuyentes están obligados a generar facturación electrónica y quienes deseen pueden comenzar a implementarla de forma voluntaria.

¿Por qué no es tan usada en Colombia?

La factura electrónica se empezó a implementar este año y se proyecta que será obligatoria para todas las empresas desde enero del 2019.

De acuerdo al plan de masificación de la factura electrónica de la DIAN, durante el 2018 se mantendrá la implementación en 2 grupos: De un lado los obligados a facturar seleccionados por la DIAN mediante resolución de carácter general, y por otro, quienes voluntariamente decidan adoptar el modelo.  Es un gran cambio con beneficios para todos, apenas estamos empezando a ver lo que significa pero en los próximos meses esto va a cambiar y será muy popular.

¿Qué beneficios tiene usar la factura electrónica?

La factura electrónica permitirá realizar de manera más rápida y sencilla los procesos administrativos de las pequeñas empresas, así mismo les generará ahorro en el uso de papel, optimizará el tiempo, reducirá el gasto de transporte y disminuirá errores.

Los beneficios son muchos, pero estos los más importantes:

-Movilidad: Si comparamos la experiencia de los negocios con las cajas registradoras, esta nos vuelve dependientes a un lugar físico. Por el contrario, la factura electrónica está en la web y se puede elaborar y acceder desde cualquier lugar con solo una conexión a Internet, incluso desde equipos móviles, permitiendo llevar los negocios de una manera más eficiente y práctica.

-Costos bajos: A diferencia de las facturas en papel que requieren hacer una inversión inicial, con costos de operación y riesgo de pérdida, la factura electrónica tiene muy bajos costos y su utilización disminuye gastos administrativos como de emisión y almacenamiento.

-Seguridad: Otro beneficio de la factura electrónica es la seguridad, ya que ahora será mucho más difícil que una empresa sea suplantada o que se utilicen sus datos para manipular información de terceros.

-Manejo de cartera:  Permite cobrar más rápido y tener más control administrativo sobre el proceso de recolección de cartera.

-Nuevos servicios para Pymes: Con la llegada de la Factura Electrónica vienen muchos nuevos servicios y automatización de procesos como Factoring, pagos electrónicos, mejoras en flujo de caja y mucho más, todos beneficios que encontrarás en Alegra.

Le puede interesar: ¿Cuáles son los idiomas para conseguir el éxito?

¿Qué desventajas tiene la factura electrónica?

No existen desventajas, es un avance tecnológico que beneficiará tanto a las empresas como al gobierno, y como consecuencia al desarrollo del país.

Las pequeñas empresas tienen el reto de la formalización, pero esto en largo plazo con toda certeza traerá beneficios para todo el ecosistema.

¿Cómo va el proyecto de facturación electrónica en el país? 

La factura electrónica es una tendencia que se viene aplicando con éxito en América Latina, y en este momento Colombia, al igual que Perú y Costa Rica están en la primera fase de implementación.

Dentro de todo lo avanzado en Colombia, las empresas van migrando a buen ritmo y el mercado se ha movido con mucha oferta de soluciones de facturación electrónica, lo cual es bueno para el usuario final al encontrar diferentes opciones para sus necesidades. Seguro el segundo semestre de este año se observará más tracción.

Teniendo en cuenta la evolución de la transformación digital de las mipymes colombianas, vemos que el proceso para las empresas que ya vienen adoptando tecnología e internet en sus negocios será más fácil y natural. Sin embargo, para los negocios que aún se resisten a la tecnología, la migración implicará un cambio de pensamiento y paradigma en la administración de sus negocios, lo cual será más lento porque debe partir del aprendizaje, asimilación de nuevos procesos, capacitación y puesta en práctica, lo cual demandará mayores esfuerzos para este sector de pequeños empresarios.

*Si quiere conocer más sobre emprendimiento y liderazgo sostenible, lo invitamos a seguir nuestra página en Facebook:

Primero debe quedar claro que es ante todo, una factura.  Es decir, tiene los mismos efectos legales que una factura en papel, solo que se expide y recibe en formato electrónico. En otras palabras, “es un documento que soporta transacciones de venta bienes y/o servicios y que operativamente tiene lugar a través de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas permitiendo el cumplimiento de las características y condiciones en relación con la expedición, recibo, rechazo y conservación”, según la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales de Colombia, Dian. 

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Estas versiones digitales de las facturas tradicionales, han estado en la lupa de empresarios ante la obligatoriedad que pueda tener su uso. Para el 2018, las compañías colombianas deben tener como único registro contable la facturación electrónica, según lo ordena la Dian. Sin embargo, a febrero de este año, solo el 3% de las empresas del país han iniciado el proceso.

Así lo determinó un estudio realizado por Seres, una de las 40 empresas autorizadas para prestar el servicio. Además, explica en el país se requiere capacitación para poder empezar a usar este tipo de documento.

Jorge Soto, fundador y ceo de Alegra.com y experto en el tema, explica los beneficios de esta herramienta y cómo va el proceso de implementación en Colombia: 

¿Cómo funciona la factura electrónica?

Las facturas electrónicas son las versiones digitales de las facturas tradicionales que normalmente eran entregadas en papel. Por su formato digital pueden ser guardadas, almacenadas o intercambiadas por medios digitales; además para certificar la autenticidad de la factura éstas llevan código que es registrado en la DIAN, lo que no permite que haya facturas fraudulentas o no soportadas.

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 Actualmente en Colombia sólo los grandes contribuyentes están obligados a generar facturación electrónica y quienes deseen pueden comenzar a implementarla de forma voluntaria.

¿Por qué no es tan usada en Colombia?

La factura electrónica se empezó a implementar este año y se proyecta que será obligatoria para todas las empresas desde enero del 2019.

De acuerdo al plan de masificación de la factura electrónica de la DIAN, durante el 2018 se mantendrá la implementación en 2 grupos: De un lado los obligados a facturar seleccionados por la DIAN mediante resolución de carácter general, y por otro, quienes voluntariamente decidan adoptar el modelo.  Es un gran cambio con beneficios para todos, apenas estamos empezando a ver lo que significa pero en los próximos meses esto va a cambiar y será muy popular.

¿Qué beneficios tiene usar la factura electrónica?

La factura electrónica permitirá realizar de manera más rápida y sencilla los procesos administrativos de las pequeñas empresas, así mismo les generará ahorro en el uso de papel, optimizará el tiempo, reducirá el gasto de transporte y disminuirá errores.

Los beneficios son muchos, pero estos los más importantes:

-Movilidad: Si comparamos la experiencia de los negocios con las cajas registradoras, esta nos vuelve dependientes a un lugar físico. Por el contrario, la factura electrónica está en la web y se puede elaborar y acceder desde cualquier lugar con solo una conexión a Internet, incluso desde equipos móviles, permitiendo llevar los negocios de una manera más eficiente y práctica.

-Costos bajos: A diferencia de las facturas en papel que requieren hacer una inversión inicial, con costos de operación y riesgo de pérdida, la factura electrónica tiene muy bajos costos y su utilización disminuye gastos administrativos como de emisión y almacenamiento.

-Seguridad: Otro beneficio de la factura electrónica es la seguridad, ya que ahora será mucho más difícil que una empresa sea suplantada o que se utilicen sus datos para manipular información de terceros.

-Manejo de cartera:  Permite cobrar más rápido y tener más control administrativo sobre el proceso de recolección de cartera.

-Nuevos servicios para Pymes: Con la llegada de la Factura Electrónica vienen muchos nuevos servicios y automatización de procesos como Factoring, pagos electrónicos, mejoras en flujo de caja y mucho más, todos beneficios que encontrarás en Alegra.

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¿Qué desventajas tiene la factura electrónica?

No existen desventajas, es un avance tecnológico que beneficiará tanto a las empresas como al gobierno, y como consecuencia al desarrollo del país.

Las pequeñas empresas tienen el reto de la formalización, pero esto en largo plazo con toda certeza traerá beneficios para todo el ecosistema.

¿Cómo va el proyecto de facturación electrónica en el país? 

La factura electrónica es una tendencia que se viene aplicando con éxito en América Latina, y en este momento Colombia, al igual que Perú y Costa Rica están en la primera fase de implementación.

Dentro de todo lo avanzado en Colombia, las empresas van migrando a buen ritmo y el mercado se ha movido con mucha oferta de soluciones de facturación electrónica, lo cual es bueno para el usuario final al encontrar diferentes opciones para sus necesidades. Seguro el segundo semestre de este año se observará más tracción.

Teniendo en cuenta la evolución de la transformación digital de las mipymes colombianas, vemos que el proceso para las empresas que ya vienen adoptando tecnología e internet en sus negocios será más fácil y natural. Sin embargo, para los negocios que aún se resisten a la tecnología, la migración implicará un cambio de pensamiento y paradigma en la administración de sus negocios, lo cual será más lento porque debe partir del aprendizaje, asimilación de nuevos procesos, capacitación y puesta en práctica, lo cual demandará mayores esfuerzos para este sector de pequeños empresarios.

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