¿Qué es y cómo emitir la nómina electrónica ante la DIAN?

Para algunos empresarios, el término “nómina electrónica” suena confuso, y hasta hace que entren en alerta al saber que tienen que emitirla ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). Pero son temores sin fundamento, porque ese trámite (que trae diversos beneficios, los cuales serán detallados al final de este artículo) puede ser sencillo y hacerse en cuestión de minutos.

Para algunos empresarios, el término “nómina electrónica” suena confuso, y hasta hace que entren en alerta al saber que tienen que emitirla ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). Pero son temores sin fundamento, porque ese trámite (que trae diversos beneficios, los cuales serán detallados al final de este artículo) puede ser sencillo y hacerse en cuestión de minutos.

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Para explicarlo de manera simple hablamos con el CEO de Nominapp, Andrés Ángel. Para él, este proceso puede compararse con el de la elaboración industrial de un jugo, donde el primer paso consiste en seleccionar la fruta y licuarla. Lo mismo podría decirse de la liquidación de nómina (que ojo, no es lo mismo que la nómina electrónica), en la que se tienen que identificar aspectos como vacaciones, licencias, horas extra, bonificaciones, incapacidades, además del pago de la salud y pensión, para calcular el valor a consignar a cada empleado. En suma, en el primer ejemplo se obtiene un jugo de fruta, mientras que en el segundo la liquidación de nómina.

Siguiendo con el ejemplo, el jugo tendrá que ser envasado (en un contenedor específico) y enviado (mediante un distribuidor autorizado) al almacén de cadena que lo comercializará y, a su vez, enviará un comprobante al fabricante diciéndole que todo el proceso se hizo sin inconvenientes. Ahora, la nómina electrónica es ese “producto” (que sale de la liquidación de la nómina) que las empresas le envían a la DIAN. El cual, así como el jugo, tiene que tener un envase específico (que es un archivo xml diseñado por la dirección de impuestos) y enviado mediante uno de los proveedores tecnológicos avalados por esta autoridad.

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Hacerlo mediante estos proveedores es importante, pues son las empresas a las que la DIAN les ha dado el permiso para conectarse a sus sistemas y entregar la nómina electrónica. Lo que hace la dirección de impuestos cuando lo recibe es ponerle un sello de aprobación y enviárselo a la empresa informando que su nómina electrónica quedó lista.

El CEO de Nominapp invita a los empresarios a dejar atrás el Excel y migrar a este tipo de soluciones tecnológicas que facilita la elaboración de la nómina electrónica. Asegura que, con su software, se puede hacer de forma gratuita y en cuestión de minutos. Además, señala que es importante que un sistema de cómputo haga este trabajo, pues cualquier error puede ser significativo para la compañía, no solo porque ante cualquier inconsistencia la DIAN puede imponer multas, sino porque un mal cálculo haría que se pague de más a los empleados, lo cual es preocupante al entender que la nómina implica, en promedio, el 80 % de los gastos que tiene una empresa en el país.

Hay que mencionar que este proceso también se puede hacer mediante un software propio. En este video se explica cómo es el proceso para cargar la información

Tenga en cuenta que las empresas entre 11 y 100 empleados tienen plazo hasta el 10 de diciembre para emitir su nómina electrónica ante la DIAN.

¿Cuáles son los beneficios?

Según la DIAN, la nómina electrónica puede servir analizar los costos y deducciones necesarios al momento de hacer la declaración de renta; desmaterializar los comprobantes fiscales para facilitar la consulta y trazabilidad de la información; acceder a mejores servicios electrónicos, como devoluciones automáticas y declaraciones sugeridas; mantener actualizada la información de costos, deducciones e impuestos descontables reportadas a la DIAN; eliminar trámites administrativos, como certificar los desprendibles de nómina de sus empleados a terceros interesados, los cuales podrán verificarlos directamente con la DIAN.