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Las compañías colombianas con más de 250 empleados están obligadas a emitir nóminas en formato electrónico desde el pasado primero de septiembre, de acuerdo con el calendario establecido por la DIAN. En este orden se encuentran las pequeñas y medianas empresas, (pymes), las microempresas y los trabajadores autónomos.
Para comenzar a emitir electrónicamente, la DIAN ha establecido dos opciones. La primera es que las compañías se den de alta en la plataforma de la DIAN y que desde ahí envíen sus nóminas electrónicas. La segunda opción es contar con los servicios de un proveedor tecnológico de confianza habilitado para esta actividad, dice la firma Seres.
Desde el punto de vista práctico y operativo, la primera opción supone una complejidad relativa que puede ir acompañada de algunos errores y, con ellos, de la posibilidad de alguna sanción, dos situaciones que quedan resueltas si se acude a un proveedor tecnológico de confianza, precisa el informe de prensa.
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“Al igual que lo ocurrido con la factura electrónica el camino más fácil, rápido y económico para adaptarse al nuevo sistema es trabajar con un proveedor de servicios, un tercero de confianza”, dice Alberto Redondo, CMO de Seres.
La solución desarrollada por Seres genera nóminas electrónicas a partir de la información obtenida del software de nómina de la empresa y las envía a la Unidad Administrativa Especial de la DIAN, de acuerdo con los requisitos técnicos y legales establecidos, sostiene el informe.
Una vez que la DIAN recibe la nómina, el sistema genera, firma, almacena y envía un mensaje de validación con el valor “Documento validado por la DIAN”. Con la validación obtenida, la solución de Seres integra el mensaje de la DIAN en la herramienta de gestión interna de la empresa junto con la representación gráfica de las nóminas para que sean remitidas de forma automática a los empleados.
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Además, la solución preserva las nóminas electrónicas por el tiempo legalmente establecido garantizando su integridad y confidencialidad.
La firma Seres cuenta con más de 30 años de experiencia en el sector y ha colaborado con la DIAN desde la puesta en marcha del proyecto de masificación de la factura electrónica de Colombia. Su misión es asesorar y acompañar de manera personalizada a los clientes para que la transformación digital de su empresa se realice de manera exitosa.