Director del Archivo responde a la polémica y expone los retos presupuestales

Hablemos de las funciones del Archivo, que además de seleccionar, organizar, conservar y divulgar el acervo documental que lo integra, debe poner este patrimonio al servicio de la comunidad, pero un porcentaje importante de esa comunidad se queja, justamente, de bloqueos para acceder a la documentación…

Hablemos de las funciones del Archivo, que además de seleccionar, organizar, conservar y divulgar el acervo documental que lo integra, debe poner este patrimonio al servicio de la comunidad, pero un porcentaje importante de esa comunidad se queja, justamente, de bloqueos para acceder a la documentación…

Es importante mostrar toda las misionalidades del Archivo General de la Nación, que ayudan a entender la situación que se ha generado. Además de la preservación y divulgación del patrimonio documental, el Archivo General de la Nación tiene otras subdirecciones con funciones específicas. Por ejemplo, está la Subdirección de Política y Normativa Archivística, que se encarga de delinear la política archivística que rige a los sujetos obligados en todo el país. Esto ha generado cierta tensión porque la normatividad archivística vigente establece que, cuando hay un soporte digitalizado o microfilmado, el original no se debe facilitar por conservación preventiva. Esto choca con la demanda de algunos investigadores que requieren el documento original. Nosotros hemos señalado, y lo expresé al grupo de historiadores e investigadores con los que nos reunimos recientemente, que vamos a actualizar el protocolo de consulta teniendo en cuenta las particularidades de los soportes microfilmados.

Usted habló de misionalidades...

Otra misionalidad clave es la de la Subdirección de Inspección, Vigilancia y Control, que garantiza que la normativa archivística se cumpla en el país. Esto es fundamental porque no podemos exigir a otras entidades que cumplan la normativa si nosotros mismos no la estamos garantizando internamente. Eso afectaría nuestra legitimidad. Además, tenemos la Subdirección del Sistema Nacional de Archivos, que brinda asistencia técnica a los entes territoriales en gestión documental y fortalece la Red Nacional de Archivos. A través de capacitaciones, promovemos la normatividad archivística para que sea conocida y aplicada. Algunas voces señalan que hemos perdido el foco, pero lo que hemos hecho es fortalecer nuestras misionalidades. Por ejemplo, participamos en comisiones clave como la Comisión Intersectorial de Derechos Humanos y la Comisión Nacional Intersectorial de Reparación Histórica, cumpliendo compromisos que son fundamentales en el marco del tránsito hacia la paz en Colombia.

En el comunicado que emitieron desde la entidad que usted lidera, se mencionó el diagnóstico sobre el fondo del DAS y la entrega de una copia de seguridad al gobierno del fondo de la Comisión de la verdad, pero ¿qué tienen que ver estos procesos con las quejas? Cómo está el Archivo en términos de personal, prioridades, solución a quejas… Y se lo pregunto por críticas con respecto a una “perdida de foco”

No hemos perdido el foco. Las siete subdirecciones han cumplido con sus metas del Plan Estratégico Institucional. Por ejemplo, este año logramos registrar ante Memoria del Mundo de América Latina y el Caribe de la UNESCO un fondo clave sobre las luchas de las mujeres en Colombia. En cuanto al fondo del DAS, realizamos un diagnóstico exhaustivo, y el 26 de diciembre lo entregaremos a la Justicia Especial para la Paz. También hemos trabajado en el fondo de la Comisión de la Verdad, avanzando en la copia de seguridad y en un piloto para un censo nacional de archivos históricos. Cada subdirección ha cumplido con lo mismo y de manera particular frente al acceso a la información, que es un poco el debate que se ha generado y que tiene que ver con dos subdirecciones que deben verse de manera paralela, porque lo que hacen algunas personas es mirar al archivo en función únicamente de la sala de consulta. Nosotros, como equipo directivo, tenemos que tener una mirada holística, global, sobre lo que es la entidad. Y en ese sentido hay dos subdirecciones que dialogan frente al tema que nos convoca en el día de hoy, que ha suscitado ciertas inquietudes en algunos de los usuarios: la Subdirección de patrimonio de la cual estamos hablando, que alberga al fondo de la Comisión de la Verdad, y la Subdirección de transformación digital. ¿Y por qué las menciono ambas? Porque la subdirección de transformación digital es la que ha enfrentado el reto que encontramos cuando llegamos a esta entidad en febrero de 2024, que tiene que ver con el ecosistema digital del Archivo General de la Nación.

Y cuando usted llegó, ¿cómo encontró ese ecosistema?

Sí, al llegar en febrero de 2024, encontramos que 23 de los 24 sistemas de información estaban desactualizados. Esto requiere una inversión de 26 mil millones de pesos para superar las brechas digitales. En cuanto a ArchiDoc y el Archivo Digital Nacional, que son plataformas nuevas, identificamos problemas graves en su funcionamiento. La Contraloría General de la República nos exigió un plan de mejoramiento, que ya hemos cumplido. Además, estamos desarrollando un aplicativo de consulta remota llamado DataViva, que esperamos fortalecer el próximo año.

Mencionó Archidot, que fue descartado por dos razones: no tenía la capacidad requerida y era muy costoso. ¿A qué se debió su colapso en 2023? ¿ArchiDoc tenía algún tipo de mantenimiento cuando colapsó?

El colapso de ArchiDoc fue resultado de la obsolescencia tecnológica. Dejó de actualizarse desde 2017, y en mayo de 2023, después de seis años sin actualizaciones, colapsó.

¿Se dejó de actualizar porque adquirieron el Archivo Digital Nacional o por alguna otra razón?

Fue por ambas razones. Por un lado, se planeaba el tránsito al Archivo Digital Nacional. Por otro, ArchiDoc no cumplía con los estándares de preservación digital a largo plazo, algo que el Archivo General de la Nación asumió como prioritario. Además, Archivo Digital Nacional es una plataforma robusta, utilizada, por ejemplo, por el Churchill Archive en el Reino Unido y la Universidad de Chicago en Estados Unidos.

Si el Archivo Digital Nacional una herramienta “robusta”, como usted menciona”, ¿por qué su desempeño ha sido tan difícil? ¿Qué pasó con esa transición de una plataforma a otra?

El diagnóstico que realizamos reveló dos falencias importantes. Primero, no se planificó adecuadamente la migración de las imágenes de ArchiDoc al Archivo Digital Nacional. Segundo, no hubo una buena gestión del cambio, lo que generó malestar en algunos investigadores.

¿A qué se refieres con “mala gestión del cambio”?

La gente reclama por ArchiDoc sin saber que no cumplía con los estándares necesarios. Además, financieramente, actualizar un sistema obsoleto como ArchiDoc habría sido mucho más costoso.

Ahora, hablemos de Archinova y Data Viva. ¿Qué son estos sistemas y cómo se integran al Archivo Digital Nacional?

Archinova es un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDA) que permite un control más avanzado de la información de la entidad. Antes, todo se radicaba manualmente en hojas de cálculo, lo que afectaba la capacidad de respuesta a la ciudadanía. A partir de enero, todos los procesos de radicación y seguimiento se realizarán a través de Archinova. DataViva es un aplicativo de consulta remota que se integrará al Archivo Digital Nacional. Este desarrollo propio busca hacer accesibles las cerca de 13 millones de imágenes digitalizadas que albergaba ArchiDoc y las 7 millones adicionales de Archivo Digital Nacional.

Volvamos un poco atrás: entiendo el punto de la preservación y normatividad con respecto a los documentos, pero si las alternativas como el microfilm no funcionan, la queja es legítima, ¿no cree? Y al no poder acceder a los documentos de ninguna forma, se convierte entonces en un depósito, como si el alma del archivo se perdiera en estas medidas de preservación…

Desde que asumí esta responsabilidad, he insistido en la necesidad de un archivo vivo y abierto. No queremos un archivo que sea pensado únicamente como una bodega, ese es uno de los elementos centrales que expresé en la primera Asamblea General que hice con los funcionarios y funcionarias de esta entidad. Y por eso, en ese esfuerzo, nosotros, por un lado, avanzamos hacia un proceso de territorialización, creando programas que tienen en cuenta la forma en cómo las comunidades vienen expresando una suerte de necesidad frente a un asalto a la memoria que han experimentado. La visión nuestra es sostener aquellas conversaciones que nosotros consideramos incómodas, pendientes, difíciles, para encontrar soluciones. Y desde la perspectiva de encontrar soluciones, precisamente dijimos, bueno, es el momento de hablar con la comunidad de investigadores e investigadoras sobre un protocolo que recoja algunas de las inquietudes expresadas, particularmente aquellas que tienen que ver con el acceso a los originales. ¿Y qué estamos diciendo ahora nosotros en ese protocolo? Salvo que haya un deterioro manifiesto establecido por el Grupo de Conservasión y Restauración, habrá acceso. Contrario a la idea de que queremos convertirnos en una bodega, lo que hemos hecho es abrir este archivo desde las sensibilidades que, por supuesto, la sociedad en la cual nosotros estamos viviendo requiere y amerita.

Sin embargo, algunos investigadores se quejan de una desconfianza por parte del Archivo hacia ellos y su manejo de la documentación…

Más que desconfianza, creo que había una tensión entre el cumplimiento de la normatividad archivística y la demanda de acceso a originales. El nuevo protocolo aclara estas tensiones, permitiendo acceso a originales salvo que haya deterioro manifiesto. Hemos tenido casos de investigadores que, a pesar de conocer las normas, usan flash para fotografiar documentos, lo que los deteriora. Esto no es aceptable. Queremos preservar los documentos para futuras generaciones mientras atendemos las necesidades de los investigadores actuales. Muchas críticas se basan en desinformación. Por ejemplo, se afirmó que la página web estaba caída, cuando en realidad fue actualizada por nuestro equipo. Hemos trabajado de manera transparente para cerrar brechas y resolver irregularidades detectadas al inicio de nuestra administración.

Para terminar, estas medidas que están tomando y las que planean para el futuro requieren recursos. Sin embargo, el presupuesto para el Ministerio de Cultura se redujo significativamente. ¿Cuál es el plan frente a esta situación?

Justo hoy tuvimos una reunión sobre el presupuesto. Creo que como sociedad y como gremio de investigadores e investigadoras, debemos discutir cómo fortalecer la cultura, la memoria y las instituciones como el Archivo General de la Nación, especialmente frente a las dificultades financieras que se avecinan. El hundimiento de la Ley de financiamiento impactará al Estado colombiano, que ya tiene compromisos como el pago de la deuda y las vigencias futuras del gobierno anterior, muchas veces sin la planeación adecuada. Esto pone al sector de cultura en una posición complicada. Quiero destacar que no es la intención del gobierno reducir estos recursos. Por primera vez, el Ministerio de las Culturas, las Artes y los Saberes tuvo un presupuesto histórico de 1.4 billones de pesos, de los cuales cerca de un billón fue destinado a inversiones, con una ejecución del 98%. En nuestro caso, el Archivo General de la Nación tuvo un presupuesto de inversión cercano a los 30 mil millones de pesos, aunque después del hundimiento de la ley de financiamiento se nos hizo un recorte.

¿Cómo planean manejar esta reducción presupuestal?

Hemos redistribuido lo que nos correspondió por asignación presupuestal y hemos trabajado en un enfoque intersectorial muy fuerte. Esto nos ha permitido colaborar con distintas entidades y captar recursos a través de cooperación nacional e internacional. Aunque el recorte presupuestal afecta, estamos buscando alternativas para cumplir nuestras metas estratégicas. También hemos diseñado un plan de fortalecimiento institucional, aprobado por DAPRE y en proceso en el DNP y Hacienda, que incluye la creación de empleos necesarios para mejorar nuestras capacidades. Sin embargo, la ciudadanía y la comunidad de investigadores deben entender que la realidad económica limita la superación de muchas brechas, como las digitales y las relacionadas con el fortalecimiento de la planta de funcionarios.