Cuatro claves para entender la problemática de la facturación electrónica

El 2024 comenzó con varias noticias que han llamado la atención de los colombianos. Una de ellas ha sido el cierre de varios establecimientos de comercio por parte de la DIAN, incluyendo supermercados tan conocidos como el Éxito u Olímpica.

Estos cierres generaron diversas reacciones y pronunciamientos de la ciudadanía, el comercio y el Gobierno, partiendo de dudas como: ¿Hay evasión de impuestos por parte de estos establecimientos comerciales? ¿Hay un ataque contra el comercio formal? ¿Cómo afecta esta problemática a los tenderos y pequeños comerciantes? ¿La factura electrónica es un aspecto negativo de la regulación colombiana?

Claramente, la noticia del cierre de grandes superficies no es un hecho menor, máxime cuando el director de la DIAN, el presidente de la República y el presidente de FENALCO - entre otros actores políticos y comerciales- se han pronunciado sobre estos hechos en particular.

Por ello, para entender mejor esta problemática, su origen, sus actores y su solución, a continuación se presentan cuatro claves para comprender, desde el principio, de qué se trata la factura electrónica, cuales son los debates actuales y que pueden hacer los comerciantes para evitar las sanciones de la DIAN.

¿Cómo nace todo?: Noción de la factura y la creación de la factura electrónica

La Ley 223 de 1995, le dio vida a la factura electrónica como un documento equivalente a la factura de venta, al igual que el tiquete de máquina registradora y la boleta de ingreso a espectáculos públicos. En ese momento, la factura electrónica no era obligatoria por lo que su uso no superó el uno por ciento (1 %) en el sector empresarial. Posterior a eso, la factura electrónica ha tenido un desarrollo normativo extenso en Colombia. El Estatuto Tributario, en el artículo 616-1, definió la factura electrónica como un documento equivalente a la factura de venta, y el artículo 772 Código de Comercio reconoció su existencia y su posibilidad de circulación. Tiempo después, el Decreto 1929 de 2007 precisó su alcance y la Resolución 14465 de 2007 estableció sus características técnicas.

La Ley 1231 de 2008 unificó los esfuerzos normativos de la factura electrónica como título valor electrónico soportado en los conceptos de la Ley 527 de 1999 (Ley de Comercio Electrónico, firmas digitales y Entidades de Certificación Digital) a fin de darle validez jurídica a la factura electrónica.

Siete años después se expidió el Decreto 2242 de 2015, mediante el cual se determinó, por primera vez en Colombia, la obligatoriedad de la factura electrónica para todos los sectores de la economía, de manera gradual y en algunos casos voluntaria, se fijaron las herramientas tecnológicas (firma digital) para garantizar la autenticidad e integridad de la factura electrónica y se dio vida a los Proveedores Tecnológicos; personas naturales o jurídicas, autorizadas por la DIAN para prestar servicios de emisión, recepción, aceptación o rechazo y conservación de las facturas electrónicas.

Asimismo, en este decreto se precisan los requisitos técnicos de la factura electrónica, obligando a que la misma se genere en formato XML (incluyendo las respectivos notas crédito y débito), incluya una firma digital o electrónica y cuente con el Código Único de Factura Electrónica. También indica que todas las facturas electrónicas deben ser suministradas a la DIAN, máximo 48 horas después de su generación.

El Decreto 2242 de 2015 estableció la factura electrónica como un documento que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios y que operativamente tiene lugar a través de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas que permiten su expedición, recibo, rechazo y conservación, es decir que, a partir del Decreto 2242/15, la factura electrónica pasó de ser un documento equivalente a ser una factura de venta. Un año más tarde, el Decreto 1349 de 2016 reglamentó la circulación de la factura electrónica como título valor, dando los primeros pasos en el país hacia la implementación de los sistemas de negociación electrónica que permitirán el endoso y negociación de las facturas electrónicas.

La factura como título valor es la prueba de un negocio jurídico y puede ser cobrada judicial o extrajudicialmente, a semejanza de una letra o de un pagaré. Los comerciantes generalmente entregan esta factura a los clientes como prueba de que ya entregaron el bien o ejecutaron el servicio. Estas facturas se pagan de contado, pero también se pueden cancelar a treinta, sesenta, noventa días o el plazo que las partes dispongan para el efecto, de tal forma que si el cliente incumple con este pago, los comerciantes pueden ir ante un juez para exigir su cobro por la vía ejecutiva.

Esta factura, al igual que la letra de cambio, el pagaré o el cheque, pueden ser negociadas a través de un endoso o de una cesión. En este caso el comerciante endosa la factura a un tercero y dicho tercero puede cobrar la deuda directamente al cliente. Estas negociaciones han permitido que se cree el “factoring”, que es un contrato donde una empresa lleva las facturas que tiene a su favor, las traspasa a un tercero mediante el endoso y dicho tercero le entrega de inmediato una suma determinada de dinero, permitiendo a las empresas contar con flujo de caja para financiar su operación sin necesidad de esperar a que el cliente pague las respectivas facturas.

Por otro lado, en las últimas décadas, en Colombia, se venían emitiendo facturas por computador, facturas en talonario y documentos equivalentes, dentro de los cuales se encuentra la factura electrónica y el tiquete en punto de venta (P.O.S), así como las boletas de ingreso a espectáculos públicos, recibos de pago de matrícula y pensiones, recibos de servicios públicos, tiquetes de transporte, entre otros.

El sistema P.O.S. (point on sales) o punto de venta (restaurantes, supermercados, grandes superficies, tiendas, entre otras) genera documentos que no son una factura de venta sino un documento equivalente, el cual se encuentra regulado por la Resolución 000042 de 2020 y trae beneficios como la simplicidad de implementación, evita filas largas, permite el control de inventarios y garantiza la rapidez de expedición del documento. Se aclara que mientras la factura electrónica se emite en tiempo real para validación de la DIAN, los documentos P.O.S. se emiten de manera física.

Las empresas que emiten documentos P.O.S usualmente instalan estaciones de captura en sus máquinas registradoras que están conectados a un sistema centralizado, aunque actualmente la emisión y recepción de los documentos P.O.S. no están en línea con la DIAN. No obstante, de conformidad con el artículo 616-1 del Estatuto Tributario y el Decreto 1625 de 2016, se instó a la Unidad Administrativa Especial de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN-, a fin de que se implementen los documentos equivalentes en formato electrónico y que estén conectados en línea con la DIAN. En desarrollo de tal necesidad, se expide la Resolución 0165 del 01 de noviembre de 2023 a fin de que se implemente el “documento equivalente electrónico” y se precisen los términos y mecanismos tecnológicos de interoperabilidad, generación, numeración, transmisión, expedición y entrega de este documento electrónico, que a su vez esté integrado con los sistemas de inventarios, pago de impuestos y contabilidad de las empresas.

Ahora bien, a partir del Decreto 2242 de 2015, se dio inicio a la eliminación de la factura por computador y la factura en talonario, la primera de manera definitiva y la segunda, la del talonario, solo para aquellos casos en donde no se pueda emitir factura electrónica. Hoy el soporte por excelencia de una transacción comercial es la factura de venta electrónica, cuya implementación no solo es una recomendación de la OCDE sino una necesidad para tener mayor control fiscal y aumentar el recaudo evitando la evasión. Con la expedición de la Resolución 0165 de 2023, se da paso a los documentos electrónicos y a los documentos equivalentes electrónicos con lo cual se robustece el control fiscal en el país.

Para mayor claridad, aunque la tendencia sea la implementación y uso de la factura electrónica y dicho documento sea el idóneo para el cobro jurídico de las obligaciones, ello no significa que el recibo o documento P.O.S. carezca de importancia, dado que sirve para efectos tributarios (principalmente comprobación de gastos), así como para facilitar el ejercicio de los derechos del consumidor (en caso de que se quiera devolver un artículo por mal funcionamiento, por ejemplo). Estos recibos también indican qué impuestos se pagan en la transacción y dichos impuestos deberán ser declarados y pagados por los establecimientos de comercio.

Por último, debe aclararse que la factura electrónica no es una modalidad exclusiva de Colombia: según un estudio de la compañía SERES, el 63 % de los países del mundo ya ha implementado la factura electrónica. El 100 % de los países europeos y el 74 % de los países de América ya utilizan la factura electrónica, dentro de los cuales se encuentran Brasil, México, Chile, Perú, Ecuador, Argentina, Uruguay y Guatemala.

¿Cómo implementar la factura electrónica?

Dado que se requiere un sistema informático especial para la generación de la factura electrónica, las personas naturales o jurídicas pueden elegir entre tres alternativas: a) realizarlo mediante un software que cumpla la reglamentación de la DIAN, b) Realizarlo a través de una empresa especializada, denominada proveedor tecnológico (se sugiere cerciorarse de que la empresa se encuentre autorizada por la DIAN como proveedor tecnológico antes de contratar el servicio) o c) Acogerse al sistema que es proporcionado directamente por la DIAN.

El objetivo de la masificación de la facturación electrónica se ha ido dando de manera gradual y tuvo un impulso importante a partir de la Ley 1819 de 2016. Desde dicha fecha se han establecido calendarios de implementación de facturación electrónica atendiendo a criterios como el tipo de actividad y el tamaño de la empresa. En todo caso, el objetivo siempre ha sido que la mayor cantidad de personas y comercios emitan factura de manera electrónica.

Esta masificación e implementación de la factura electrónica se ha dado, además de las normas indicadas anteriormente, por las siguiente regulación relevante:

· Resolución 042 de 2020: Reglamenta la generación e implementación de la factura electrónica, especificando a detalle los requisitos técnicos de la misma y estableciendo que la factura debe utilizar firma digital.

· Resolución 015 de 2021: Desarrolla el registro de la factura electrónica de venta como título valor. En esta resolución se encuentran los aspectos técnicos del sistema RADIAN. En RADIAN se registran las facturas, los endosos electrónicos, el aval, el mandato, el pago, entre otros, permitiendo contar con una plataforma adecuada para la negociación y circulación de facturas electrónicas. Posteriormente esta Resolución es derogada por la Resolución 085 de 2022, que introduce modificaciones al sistema RADIAN, el cual sigue vigente.

· Decreto 442 de 2023: Reglamenta algunas condiciones de expedición de la factura y documentos equivalentes.

Entendiendo todo lo anterior ¿Por qué la factura electrónica ha ocasionado cierres de los establecimientos de comercio? ¿Hay evasión de impuestos?

En este punto ya se pueden entender cuáles son los tipos de factura, qué es la factura electrónica y cuál es su importancia. A partir de ello, es dable explicar las razones por las cuales la DIAN ha cerrado diversos establecimientos de comercio en el país.

El revuelo se ha generado en virtud de una modificación al Estatuto Tributario originada en la Ley 2155 de 2021. El artículo 13 de dicha Ley estableció que el sistema P.O.S. solo podía utilizarse para transacciones que no superen las cinco U.V.T. (Equivalentes a $235.325). En otras palabras, cuando una persona hace compras en un supermercado por un valor superior a los $235.325, ya no se le debe hacer entrega del recibo fisico que conocemos (como ya lo hemos visto este recibo realmente es un documento equivalente emitido bajo el sistema P.O.S.) sino que se le debe expedir al comprador una factura electrónica.

Una de las razones que motivó esta regulación es masificar la factura electrónica, teniendo en cuenta que, a través de la misma, la DIAN puede tener información en tiempo real y completa de todas las transacciones que se realizan, a diferencia de lo que puede acontecer con el sistema P.O.S. que, como se mencionó, no está conectado en línea con la DIAN.

Esto implica que los establecimientos de comercio adecúen sus sistemas para la facturación electrónica, lo cual demanda un tiempo especial de transición. Por esta razón, el 19 de agosto de 2022 la DIAN emitió la Resolución 1092, mediante la cual se establece el calendario para que los comerciantes cumplan con la obligación de emitir factura electrónica.

En esta Resolución se indica que para el primero de febrero de 2023, los grandes contribuyentes ya deben emitir factura electrónica si la transacción supera las cinco U.V.T.; para el 1 de abril de 2023 esta obligación debía ser cumplida por los declarantes de impuesto sobre la renta y complementarios o declarante de ingresos y patrimonio; para el 1 de mayo de 2023 la obligación debía cumplirse por parte de no declarantes y para el 1 de junio de 2023 los demás sujetos que no se encontraran en alguna de las categorías indicadas anteriormente debían cumplir con las disposiciones sobre facturación electrónica.

Explicado lo anterior, se pueden responder las siguientes preguntas clave sobre los recientes cierres a supermercados y grandes superficies:

· ¿La DIAN podía cerrar establecimientos de comercio como Olímpica o el Éxito por incumplir la regulación de facturación electrónica?: La respuesta es sí, dado que el Estatuto Tributario consagra esta sanción de manera expresa.

· ¿El incumplimiento de la facturación electrónica significa que se están evadiendo impuestos?: No necesariamente. Como se observó, el sistema P.O.S. es un sistema regulado legalmente y las empresas declaran impuestos tanto con dicho sistema como con la factura electrónica. Por ello, incumplir las normas de facturación electrónica no conlleva necesariamente a que haya una evasión de impuestos.

Entonces ¿Cómo utilizar la factura electrónica y que no le cierren su establecimiento en el intento?

Al igual que en la mayor parte del mundo, la factura electrónica es un elemento que acompaña las transacciones comerciales y ha remplazado la factura en papel. En Colombia este tipo de factura es obligatoria en la mayoría de los casos y, por ende, es necesario conocer su funcionamiento para evitar sanciones.

Como se ha visto, el incumplimiento de las normas en torno a la facturación electrónica conlleva sanciones. Las sanciones generales se encuentran previstas en los artículos 616-1, 651 y 652 del Estatuto Tributario. En especial, en caso de expedir documentos que hacen parte del sistema de facturación sin los requisitos establecidos, se puede imponer una sanción equivalente al uno por ciento (1 %) del valor de las operaciones que se facturaron sin el cumplimiento de los requisitos y en caso de reincidencia se puede proceder al cierre del establecimiento de comercio.

Para evitar estas u otras sanciones, se brindan los siguientes consejos:

· Asesoramiento legal y contable: Si bien en internet existe mucha información y se pueden consultar las normas vigentes, la situación de cada persona es particular y, por ende, siempre es mejor contar con el acompañamiento de expertos para saber cuándo y cómo facturar electrónicamente. Como norma general, los obligados a facturar se encuentran en el artículo 615 del Estatuto Tributario. Recuerde que la facturación electrónica no es solamente una obligación de personas jurídicas y sociedades comerciales, dado que las personas naturales que enajenen bienes y/o servicios con ingresos brutos superiores a 3.500 UVT (equivalente a $164.727.500) también deben facturar electrónicamente, al igual que aquellas personas con más de un establecimiento de comercio, que exploten intangibles bajo franquicia, concesión o regalía o sean usuarios aduaneros.

· Tecnología: La factura electrónica debe ser emitida a través de un software idóneo. Por ello, es conveniente verificar que los sistemas utilizados cumplen con las regulaciones legales y, en caso de acudir a un tercero, verificar que dicho tercero sea un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN.

· Procesos y procedimientos: Las empresas y personas naturales obligadas deben establecer procedimientos internos de carácter contable y tributario que les permitan cumplir a cabalidad con las normas sobre facturación electrónica. Este tipo de reglamentaciones facilita la comprensión de las normas por parte de los trabajadores y su aplicación dentro del contexto empresarial.

· Capacitaciones: El personal involucrado en el ciclo de facturación debe conocer la normativa aplicable a sus funciones y estar actualizados periódicamente. Las capacitaciones sirven para que el personal pueda apropiar los procedimientos internos de la empresa y aplicarlos correctamente, lo cual es vital, pues de nada sirve cumplir con las pautas anteriores si en el momento de atender a un cliente y ejecutar la transacción, uno de los trabajadores no emite la factura electrónica o la emite de manera inadecuada.

· Solicitud de información necesaria: Los establecimientos de comercio solo pueden pedir a los consumidores la información que sea necesaria para la emisión de la factura electrónica, absteniéndose de pedir otros datos adicionales. Así mismo, esa información no la pueden utilizar para otros fines, como fines comerciales o de publicidad, salvo que el cliente lo haya autorizado expresamente.

Finalmente, es importante tener en cuenta que las polémicas en torno al cierre de establecimientos de comercio no puede generar una dualidad donde el Estado y los comerciantes se encuentren en una lucha constante. Por el contrario, estos actores deben trabajar de la mano para avanzar en la construcción de un mejor país.

Para ello, además de las anteriores sugerencias para los comerciantes, es importante que el Gobierno y la DIAN: a) Establezcan campañas pedagógicas y de información cada vez que se emite una norma de este tipo, en aras de que el sector comercial pueda estar informado y ajustar sus procedimientos a tiempo; b) Además del procedimiento sancionatorio, se pueden establecer otras vías y correctivos para lograr el correcto cumplimiento de las normas; c) Las sanciones impuestas por la DIAN deben respetar los principios de razonabilidad y proporcionalidad, en aras de no generar castigos mayores a la gravedad de la falta cometida, d) Establezcan campañas pedagógicas para los consumidores, en aras de que también conozcan la facturación electrónica y faciliten la información necesaria para que los comerciantes puedan expedir la factura electrónica, e) Promuevan espacios de diálogo para que las normas emitidas guarden concordancia con la realidad de los comerciantes.