Pérdida de 7.020 dosis de vacunas, tan sólo un síntoma leve

La semana pasada se alcanzó en nuestro país el nivel más alto de vacunación (1.131.972 dosis aplicadas) a pesar de las dificultades de orden público. No obstante, una de las desafortunadas noticias de vacunación del COVID-19 fue la pérdida de 7.020 dosis de vacunas de Pfizer – BioNTech, en Cundinamarca, departamento que ha registrado el mayor ritmo de vacunación y uno de los mejores resultados, de las 37 zonas en que está dividida la asignación y distribución de vacunas definidas por el MSPS. (Lea “Serán semanas muy complejas: ministro de Salud”)

El infortunado hecho, según explicó Diego García, gerente del Covid para Cundinamarca, se debió a una inadecuada práctica de un funcionario quien volvió a guardar en el ultra congelador las cajas que estaban en proceso de descongelación. Pero este error humano permite identificar una serie de acciones que no deberían suceder, si se adoptara una estrategia logística diferente y con las adecuadas herramientas de control para el almacenamiento y distribución del preciado bien, a través de una red de distribución acorde al requerimiento de esta vacunación masiva, inédita para Colombia y el mundo.

Cada toque del producto es un sobrecosto y un riesgo de pérdida

Bogotá es hasta ahora el “hub” central de distribución. Los envíos de los diferentes proveedores llegan al aeropuerto El Dorado y de allí se trasladan a la Zona Franca de Álamos, desde donde se realiza la respectiva asignación y distribución a las 37 zonas definidas por el MSPS.

Allí surge una primera oportunidad para revisar por qué 37 zonas. Al parecer obedecen a una definición administrativa, pero no necesariamente a la optimización logística requerida. Un estudio adelantado por nuestra compañía para la distribución en Colombia, muestra que la cobertura o cercanía poblacional (que sería un indicador clave) no aumenta de manera significativa luego de 15-20 centros de acopio, como se aprecia en la gráfica 1.

Lo que sí es claro es que, a mayor número de puntos, mayor complejidad, costo y riesgo de pérdida, como efectivamente sucedió. La asignación administrativa puede mantenerse en 37 zonas, pero la operacional no, el óptimo administrativo no es el mismo operativo. Eso lo conoce cualquier compañía de distribución masiva, por lo que por ejemplo las rutas y zonas de sus vendedores, no son las mismas que las de sus vehículos de distribución.

Hay que notar, por ejemplo, que en Bogotá existen 3 lugares diferentes, el de Cundinamarca, el del Distrito y el nacional; una cadena logística eficiente y veloz, con el flujo requerido de vacunas, no debe tener 3 puntos diferentes en una misma ciudad. En este caso, desde el hub central, podrían salir directamente a los puntos de vacunación y así se evitarían toques adicionales y se disminuiría el riesgo de pérdida.

No sobra mencionar que las 7.020 dosis que se perdieron indican que, según la unidad de empaque, estaba almacenada 1 caja y 1 bandeja, es decir, en algún punto de esta larga cadena se abrió una caja y se extrajo una bandeja, lo que implicó un improductivo toque adicional que facilitó la pérdida ulterior.

Almacenamiento: la solución NO es tener más centros de acopio, ni ultra congeladores

Las vacunas de Pfizer – BioNTech, según indica el proveedor, requieren en almacenamiento en condiciones de ultra congelación a -70OC (inéditas para el mundo), pero las mismas indicaciones originales del proveedor dicen : “Los cargadores térmicos de Pfizer, en los que llegarán las dosis, se pueden utilizar como unidades de almacenamiento temporal rellenando con hielo seco cada 5 días durante un máximo de 30 días de almacenamiento”.

Surge entonces una segunda oportunidad para revisar: ¿se necesita almacenar por más de 30 días estas vacunas? La respuesta es clara: no. Las vacunas se deben llevar al brazo de los candidatos lo antes posible, que es donde salvan vidas, no a las neveras; hay que eliminar la falsa creencia que aumentar ultra congeladores, aumenta la capacidad requerida.

Para reserva de una segunda dosis algunas pueden permanecer más de 30 días, pero esto no es labor de cada centro administrativo sino definición de los almacenes centrales, que no deben ser más de 2 o 3 según el balance de riesgo, capacidad y variabilidad del suministro. Esta es la función central, no de cada distrito. En cada zona, solo deben almacenarse las dosis que va aplicar, no las reservas de completar el régimen de vacunación.

Además, en el caso particular de las vacunas de Pfizer-BioNTech, la regulación actual, de la CDC permite que se puedan mantener hasta 2 semanas a temperatura de congelación convencional. De hecho la EMA autorizó recientemente mantener hasta 1 mes en refrigeración estas vacunas. Es decir, se ratifica que no se requieren ultra congeladores por todo el país, lo que se requiere es un transporte de alta disponibilidad con asignación y rápida distribución desde el hub central, seguida de una vacunación de alta capacidad en centros de vacunación masivos adecuados a la necesidad -no consultorios ampliados-, que en un máximo de 4 días consuma las dosis recibidas.

La confusión es tal que, por ejemplo, esta semana el Secretario de Salud de Bogotá anunció que “aumenta su capacidad logística” indicando la instalación de un tercer ultracongelador que le permitirá una capacidad de almacenamiento de 573.120 dosis, e indicando que " … están listos para recibir millones de vacunas …”.

Según el Plan Nacional de Vacunación (PNV) y aun adicionando el reciente anuncio del Ministro Ruiz el pasado 14 de mayo, Pfizer – BioNTech entregará 15 Millones de dosis en todo el año; por cantidad de población a Bogotá le corresponderían alrededor de un 15% del total de dosis. Descontando las ya recibidas, el flujo restante no sería superior a 250 mil dosis por mes, es decir, se gestionó capacidad para más casi 3 meses de almacenamiento, contando las semanas de congelación convencional (-20OC) y refrigeración estándar. Allí no se deben enfocar los esfuerzos, que deben dirigirse a incrementar la velocidad de vacunación, simplificando el proceso, haciéndolo ágil y sin barreras.

Esto, por no mencionar la proliferación de ultra congeladores, como el donado a la gobernación de La Guajira o los de muchas ciudades que solo distraen y probablemente poco o nada se usan. No sobra recordar que las vacunas de otros proveedores no requieren las mismas condiciones de almacenamiento, por lo cual no se podrían almacenar en las mismas instalaciones destinadas para la vacuna de Pfizer - BioNTech.

Información: desconocemos las pérdidas

En todos los medios de comunicación se cubrió la noticia de la pérdida y semanas atrás unas 100 en Cali, pero estos son solo reportes de prensa. En la actualidad no se conoce cuántas vacunas se han perdido en los más de 4.000 lugares destinados de vacunación en el país. Al parecer, afortunadamente es bajo, pero no se conoce con precisión.

Según el reporte oficial del MSPS, a corte de 16 de mayo se han recibido 11.4 millones de dosis (sin contar con las 3.3M más que se esperan recibir en las próximas 2 semanas), distribuido 10.5 millones y aplicado 7.5 millones. Es decir, en los diferentes territorios hay más 3 millones de dosis distribuidas, sin tener claro en dónde están (entre los miles de puntos de vacunación), su estado, cuántas podrían estar perdidas, en cuántas se rompió la cadena de frío o están a punto de vencerse.

Esta es una nueva oportunidad de mejora que debe ir acompañada de la simplificación del sistema y la cadena logística actual. Será clave tener control y trazabilidad de las vacunas, no solo por el hecho de controlar el producto, sino por garantizar el adecuado manejo de la cadena de frío.

Organismos de control: a buscar culpables

Imagino que los organismos de control ya han tomado “cartas en este delicado asunto”. Según el protagonismo o la animadversión política, tal vez alguno sugiera destitución, multa o cualquier castigo ejemplar para el más alto funcionario responsable. La típica acción de estos entes es reactiva, no proactiva y en la práctica poco o nada ayudará. Suficiente presión hay en vacunadores y la mayoría de funcionarios, que de buena fe trabajan a pesar de las complejas condiciones, para someterlos a una nueva actividad de control.

Por supuesto, se requiere capacitación y tomar las acciones correctivas, pero esto no solucionará una equivocada concepción de la cadena logística, ni permitirá identificar las tantas oportunidades de mejora que hay en todo el sistema.

La vacunación es un reto logístico sin precedentes y se requiere del concurso de todos, pero en particular de profesionales en logística que ayuden a redefinirla en función de la velocidad, la eficiencia y la minimización de desperdicios.

También será clave que el equipo lo integren científicos sociales que ayuden a entender porque este, que es un proyecto país cuyo propósito común nos beneficia a todos, genera rencillas y divisiones entre diferentes autoridades en particular centrales y locales. Tal vez también entender, por qué la mayoría omite la utilidad de escuchar otras voces o por qué muchos ciudadanos le creen más a una cadena falsa de redes sociales, que al trabajo científico.

* Microbiólogo e Ingeniero Industrial

1. https://www.pfizer.com/news/hot-topics/covid_19_vaccine_u_s_distribution_fact_sheet
2. https://www.fda.gov/news-events/press-announcements/la-fda-permite-condiciones-mas-flexibles-de-almacenamiento-y-transporte-para-la-vacuna-contra-el
3. https://www.ema.europa.eu/en/news/more-flexible-storage-conditions-biontechpfizers-covid-19-vaccine
4. https://lasillavacia.com/silla-llena/red-de-la-innovacion/fabricas-de-vacunacion-recomendaciones-practicas-operarlas-77612
5. https://twitter.com/AlejandroGL2014/status/1392833914876669952
6. https://app.powerbi.com/view?r=eyJrIjoiYzNkYmRkYzktNGMwNy00YzcyLWE0MTctOTM3YjFiNjg5Y2YxIiwidCI6Ijc0YzBjMjUwLTFjNzctNDA1ZC05YjFlLTlhYzFmNTA4YWJlMyIsImMiOjR9
7. https://www.elespectador.com/noticias/salud/sos-el-plan-nacional-de-vacunacion-necesita-de-todos/
8. https://razonpublica.com/plan-vacunacion-necesita-ingenieros-industriales/
9. https://lasillavacia.com/silla-llena/red-de-la-innovacion/minimizar-desperdicio-la-vacunacion-necesidad-diferente-77840

La semana pasada se alcanzó en nuestro país el nivel más alto de vacunación (1.131.972 dosis aplicadas) a pesar de las dificultades de orden público. No obstante, una de las desafortunadas noticias de vacunación del COVID-19 fue la pérdida de 7.020 dosis de vacunas de Pfizer – BioNTech, en Cundinamarca, departamento que ha registrado el mayor ritmo de vacunación y uno de los mejores resultados, de las 37 zonas en que está dividida la asignación y distribución de vacunas definidas por el MSPS. (Lea “Serán semanas muy complejas: ministro de Salud”)

El infortunado hecho, según explicó Diego García, gerente del Covid para Cundinamarca, se debió a una inadecuada práctica de un funcionario quien volvió a guardar en el ultra congelador las cajas que estaban en proceso de descongelación. Pero este error humano permite identificar una serie de acciones que no deberían suceder, si se adoptara una estrategia logística diferente y con las adecuadas herramientas de control para el almacenamiento y distribución del preciado bien, a través de una red de distribución acorde al requerimiento de esta vacunación masiva, inédita para Colombia y el mundo.

Cada toque del producto es un sobrecosto y un riesgo de pérdida

Bogotá es hasta ahora el “hub” central de distribución. Los envíos de los diferentes proveedores llegan al aeropuerto El Dorado y de allí se trasladan a la Zona Franca de Álamos, desde donde se realiza la respectiva asignación y distribución a las 37 zonas definidas por el MSPS.

Allí surge una primera oportunidad para revisar por qué 37 zonas. Al parecer obedecen a una definición administrativa, pero no necesariamente a la optimización logística requerida. Un estudio adelantado por nuestra compañía para la distribución en Colombia, muestra que la cobertura o cercanía poblacional (que sería un indicador clave) no aumenta de manera significativa luego de 15-20 centros de acopio, como se aprecia en la gráfica 1.

Lo que sí es claro es que, a mayor número de puntos, mayor complejidad, costo y riesgo de pérdida, como efectivamente sucedió. La asignación administrativa puede mantenerse en 37 zonas, pero la operacional no, el óptimo administrativo no es el mismo operativo. Eso lo conoce cualquier compañía de distribución masiva, por lo que por ejemplo las rutas y zonas de sus vendedores, no son las mismas que las de sus vehículos de distribución.

Hay que notar, por ejemplo, que en Bogotá existen 3 lugares diferentes, el de Cundinamarca, el del Distrito y el nacional; una cadena logística eficiente y veloz, con el flujo requerido de vacunas, no debe tener 3 puntos diferentes en una misma ciudad. En este caso, desde el hub central, podrían salir directamente a los puntos de vacunación y así se evitarían toques adicionales y se disminuiría el riesgo de pérdida.

No sobra mencionar que las 7.020 dosis que se perdieron indican que, según la unidad de empaque, estaba almacenada 1 caja y 1 bandeja, es decir, en algún punto de esta larga cadena se abrió una caja y se extrajo una bandeja, lo que implicó un improductivo toque adicional que facilitó la pérdida ulterior.

Almacenamiento: la solución NO es tener más centros de acopio, ni ultra congeladores

Las vacunas de Pfizer – BioNTech, según indica el proveedor, requieren en almacenamiento en condiciones de ultra congelación a -70OC (inéditas para el mundo), pero las mismas indicaciones originales del proveedor dicen : “Los cargadores térmicos de Pfizer, en los que llegarán las dosis, se pueden utilizar como unidades de almacenamiento temporal rellenando con hielo seco cada 5 días durante un máximo de 30 días de almacenamiento”.

Surge entonces una segunda oportunidad para revisar: ¿se necesita almacenar por más de 30 días estas vacunas? La respuesta es clara: no. Las vacunas se deben llevar al brazo de los candidatos lo antes posible, que es donde salvan vidas, no a las neveras; hay que eliminar la falsa creencia que aumentar ultra congeladores, aumenta la capacidad requerida.

Para reserva de una segunda dosis algunas pueden permanecer más de 30 días, pero esto no es labor de cada centro administrativo sino definición de los almacenes centrales, que no deben ser más de 2 o 3 según el balance de riesgo, capacidad y variabilidad del suministro. Esta es la función central, no de cada distrito. En cada zona, solo deben almacenarse las dosis que va aplicar, no las reservas de completar el régimen de vacunación.

Además, en el caso particular de las vacunas de Pfizer-BioNTech, la regulación actual, de la CDC permite que se puedan mantener hasta 2 semanas a temperatura de congelación convencional. De hecho la EMA autorizó recientemente mantener hasta 1 mes en refrigeración estas vacunas. Es decir, se ratifica que no se requieren ultra congeladores por todo el país, lo que se requiere es un transporte de alta disponibilidad con asignación y rápida distribución desde el hub central, seguida de una vacunación de alta capacidad en centros de vacunación masivos adecuados a la necesidad -no consultorios ampliados-, que en un máximo de 4 días consuma las dosis recibidas.

La confusión es tal que, por ejemplo, esta semana el Secretario de Salud de Bogotá anunció que “aumenta su capacidad logística” indicando la instalación de un tercer ultracongelador que le permitirá una capacidad de almacenamiento de 573.120 dosis, e indicando que " … están listos para recibir millones de vacunas …”.

Según el Plan Nacional de Vacunación (PNV) y aun adicionando el reciente anuncio del Ministro Ruiz el pasado 14 de mayo, Pfizer – BioNTech entregará 15 Millones de dosis en todo el año; por cantidad de población a Bogotá le corresponderían alrededor de un 15% del total de dosis. Descontando las ya recibidas, el flujo restante no sería superior a 250 mil dosis por mes, es decir, se gestionó capacidad para más casi 3 meses de almacenamiento, contando las semanas de congelación convencional (-20OC) y refrigeración estándar. Allí no se deben enfocar los esfuerzos, que deben dirigirse a incrementar la velocidad de vacunación, simplificando el proceso, haciéndolo ágil y sin barreras.

Esto, por no mencionar la proliferación de ultra congeladores, como el donado a la gobernación de La Guajira o los de muchas ciudades que solo distraen y probablemente poco o nada se usan. No sobra recordar que las vacunas de otros proveedores no requieren las mismas condiciones de almacenamiento, por lo cual no se podrían almacenar en las mismas instalaciones destinadas para la vacuna de Pfizer - BioNTech.

Información: desconocemos las pérdidas

En todos los medios de comunicación se cubrió la noticia de la pérdida y semanas atrás unas 100 en Cali, pero estos son solo reportes de prensa. En la actualidad no se conoce cuántas vacunas se han perdido en los más de 4.000 lugares destinados de vacunación en el país. Al parecer, afortunadamente es bajo, pero no se conoce con precisión.

Según el reporte oficial del MSPS, a corte de 16 de mayo se han recibido 11.4 millones de dosis (sin contar con las 3.3M más que se esperan recibir en las próximas 2 semanas), distribuido 10.5 millones y aplicado 7.5 millones. Es decir, en los diferentes territorios hay más 3 millones de dosis distribuidas, sin tener claro en dónde están (entre los miles de puntos de vacunación), su estado, cuántas podrían estar perdidas, en cuántas se rompió la cadena de frío o están a punto de vencerse.

Esta es una nueva oportunidad de mejora que debe ir acompañada de la simplificación del sistema y la cadena logística actual. Será clave tener control y trazabilidad de las vacunas, no solo por el hecho de controlar el producto, sino por garantizar el adecuado manejo de la cadena de frío.

Organismos de control: a buscar culpables

Imagino que los organismos de control ya han tomado “cartas en este delicado asunto”. Según el protagonismo o la animadversión política, tal vez alguno sugiera destitución, multa o cualquier castigo ejemplar para el más alto funcionario responsable. La típica acción de estos entes es reactiva, no proactiva y en la práctica poco o nada ayudará. Suficiente presión hay en vacunadores y la mayoría de funcionarios, que de buena fe trabajan a pesar de las complejas condiciones, para someterlos a una nueva actividad de control.

Por supuesto, se requiere capacitación y tomar las acciones correctivas, pero esto no solucionará una equivocada concepción de la cadena logística, ni permitirá identificar las tantas oportunidades de mejora que hay en todo el sistema.

La vacunación es un reto logístico sin precedentes y se requiere del concurso de todos, pero en particular de profesionales en logística que ayuden a redefinirla en función de la velocidad, la eficiencia y la minimización de desperdicios.

También será clave que el equipo lo integren científicos sociales que ayuden a entender porque este, que es un proyecto país cuyo propósito común nos beneficia a todos, genera rencillas y divisiones entre diferentes autoridades en particular centrales y locales. Tal vez también entender, por qué la mayoría omite la utilidad de escuchar otras voces o por qué muchos ciudadanos le creen más a una cadena falsa de redes sociales, que al trabajo científico.

* Microbiólogo e Ingeniero Industrial

1. https://www.pfizer.com/news/hot-topics/covid_19_vaccine_u_s_distribution_fact_sheet
2. https://www.fda.gov/news-events/press-announcements/la-fda-permite-condiciones-mas-flexibles-de-almacenamiento-y-transporte-para-la-vacuna-contra-el
3. https://www.ema.europa.eu/en/news/more-flexible-storage-conditions-biontechpfizers-covid-19-vaccine
4. https://lasillavacia.com/silla-llena/red-de-la-innovacion/fabricas-de-vacunacion-recomendaciones-practicas-operarlas-77612
5. https://twitter.com/AlejandroGL2014/status/1392833914876669952
6. https://app.powerbi.com/view?r=eyJrIjoiYzNkYmRkYzktNGMwNy00YzcyLWE0MTctOTM3YjFiNjg5Y2YxIiwidCI6Ijc0YzBjMjUwLTFjNzctNDA1ZC05YjFlLTlhYzFmNTA4YWJlMyIsImMiOjR9
7. https://www.elespectador.com/noticias/salud/sos-el-plan-nacional-de-vacunacion-necesita-de-todos/
8. https://razonpublica.com/plan-vacunacion-necesita-ingenieros-industriales/
9. https://lasillavacia.com/silla-llena/red-de-la-innovacion/minimizar-desperdicio-la-vacunacion-necesidad-diferente-77840