Los retos en justicia digital que evidenció la pandemia

En lo que respecta a la justicia, la pandemia de COVID-19 evidenció varias falencias del sistema judicial colombiano que pronto llamaron la atención de los funcionarios de la Rama, abogados y usuarios. Del temor de tener que ir a una audiencia sin siquiera un tapabocas, se pasó a preguntas de fondo sobre lo que implica tener una justicia en línea. No se trata solo el expediente digital (del que se ha hablado por años como un reto en construcción), sino también la infraestructura para soportarlo, pasando por preguntas sobre términos judiciales, uso de herramientas web y educación para ir dejando atrás las marras de papel que aún atiborran los juzgados del país. Ese reto se volvió una necesidad inminente.

El Consejo Superior de la Judicatura ha tomado varias decisiones. La primera fue suspender los términos que normalmente tienen los procesos para evitar que se siguieran haciendo audiencias o tomas de pruebas, por ejemplo. De esta manera se frenó el funcionamiento de una gran parte del sistema judicial, y significa en la práctica la paralización de los casos por razones de salubridad.Por ahora, la suspensión va hasta el 12 de abril. Ese mismo día, a la medianoche, finalizará el aislamiento obligatorio decretado por la Presidencia. Pero esta medida no aplica para trámites de tutelas o el trabajo de jueces de garantías, de ejecución de penas o de juzgados de conocimiento que deben definir peticiones de libertad.

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Hasta el martes pasado, estos jueces trabajaban en sus despachos con la ayuda de un traje de bioseguridad, mientras los abogados, procesados y fiscales de esas audiencias tenían que ir apenas con un tapabocas como medida de protección. Ese día, 24 de marzo, se anunció que los jueces de garantías harán las audiencias desde sus casas con colaboración de ingenieros de la Rama y los empleados de los Centros de Servicios y de las salas de audiencias, al menos en Bogotá. Además, la Judicatura creó un correo institucional para cada distrito judicial, con el fin de que la radicación y los tramites de las tutelas se hagan por esa vía. Se dispuso que cada seccional haga el apoyo técnico que sea necesario. Pero, ¿es esto suficiente?

El Espectador consultó a varios funcionarios de la Rama Judicial que llevan años trabajando en este asunto y que lanzan varias alertas. Lo más urgente, explica una de ellas, sería responder la pregunta: ¿cómo van a teletrabajar? Según explicó esta funcionaria, quien pidió hablar bajo anonimato, hasta el lunes pasado no había ni siquiera una forma de acceder a los correos institucionales por fuera de las instalaciones oficiales. En consecuencia, lo que se estaba haciendo en regiones era: una asistente iba a la sede judicial, reenviaba la información a los correos personales, los funcionarios la trabajaban y, luego, la misma asistente, en pleno aislamiento, otra vez iba a la sede judicial para enviar la decisión final desde el correo oficial.

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En medio de la emergencia ya se creó una ruta para acceder a los correos institucionales y las preguntas que vienen parecen sencillas, pero no lo son. ¿Se utilizará encriptación? ¿Cómo se hará el almacenamiento de la información sobre estas tutelas que lleguen durante la cuarentena o pensando en un largo plazo? Una docente y funcionaria de la rama se pregunta si se va a trabajar enteramente en línea o si cada documentación que llegue sobre un proceso se imprimirá para ir armando los expedientes. Pensar, por ejemplo, que un funcionario recibe en su correo un documento de un asunto A, y sobre este mismo caso llegan 10, 15 documentos en una semana. Y así con asuntos B, C, D, E y hasta cientos de tutelas por mes.

La organización implica que haya una persona que se dedique a ello por juzgado, por tribunal, por distrito judicial, en todo el país, para un total de cientos de miles de tutelas en condiciones normales. La rama judicial adquirió una licencia para Office 365 con One Drive, que permite tener carpetas compartidas: ¿será una herramienta útil para esta contingencia? Y, ¿a largo plazo? ¿Cómo se podría enviar el expediente que surja de cada tutela a la Corte Constitucional para su revisión automática? La experta asegura que debería haber criterios unificadores de la Judicatura para que todos estos pasos se hagan de la misma manera en cada despacho y decidir si todo será digital, a través de qué plataforma o si se imprimirá todo y se enviará a la Corte por correo certificado.

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¿Qué pasa con las firmas digitales? ¿Los fallos tiene que llevar firma digital o firma electrónica? ¿Basta con que se envíe desde el correo institucional para que no haya dudas de la autenticidad de la decisión? Para algunos es apenas lógico que no es necesario imprimir la decisión, firmarla y escanearla, pero para otros sí lo es. Una magistrada y docente cree que el debate no debería detenerse en detalles ante esta emergencia mundial, sino en cómo van a teletrabajar los servidores judiciales en esta cuarentena que, a su juicio, podría ser usada para descongestionar despachos, pues se ha disminuido ostensiblemente la presentación de tutelas. Según la presidenta de la Judicatura, Diana Remolina, la reducción fue de un 78 %, pasando de 2.440 tutelas el viernes 13 de marzo a 536 el viernes 20.

Pero, ¿cómo se podría hacer si no hay un expediente judicial? “La gente no se llevó los expedientes, no los escaneó. ¿Cómo y quién va a medir el trabajo en casa?”, dijo la funcionaria quien, a su vez, mostró malestar por la reticencia de magistrados de todo el país de dejar el papel y empezar a trabajar en línea. Hoy, por ley, en casos administrativos, civiles, o disciplinarios hay avances significativos. Las demandas vienen con una copia digital y así marchan, incluso con audiencias transmitidas por Facebook Live o por WhastApp, como hacen el Consejo de Estado o el despacho primero del Tribunal Administrativo del Magdalena. Este último caso es un ejemplo aparte y ya tiene digitalizada toda su operación con página propia. Los tribunales tienen su propio portal oficial.

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Un experto y servidor de la rama explicó que existe una vía, llamada Justicia 21, y un mandato de la Judicatura para que cada despacho suba a ese portal sus actuaciones. “No se cumple por presupuesto, personal, congestión judicial. Mantener actualizado un portal de internet requiere talento humano y recursos”, explica. A este panorama se suman problemas de conectividad en regiones apartadas y la falta de implementación de un plan de justicia digital. Este funcionario, por ejemplo, ha utilizado Skype o WhatsApp para audiencias. En su criterio, también falta voluntad para que los servidores judiciales lo estandaricen así, siguiendo principios de confiabilidad, rastreabilidad, autenticidad e inalterabilidad, entre otros.

Otros creen que es la Judicatura la llamada a fijar lineamientos claros en cada paso. Por ejemplo, si se usan aplicaciones externas para hacer las audiencias, como lo han sugerido los abogados litigantes en redes sociales; si se usa la plataforma Teams que viene con la licencia de Office 365, o si se usan los esquemas que ya existen en la Rama para hacer audiencias virtuales, pero que son limitados. Y que incluya medidas concretas ante la posibilidad de que la emergencia por la pandemia se extienda. Por ahora, las altas cortes ya modificaron sus reglamentos y han tenido sus primeras sesiones virtuales.

(Vea aquí toda la información sobre coronavirus)

La Corte Suprema tomó unas primeras decisiones, aunque no tiene aún cómo votar de forma secreta vía virtual. La Corte Constitucional sesionó para estudiar los decretos emitidos durante el Estado de Emergencia por el nuevo coronavirus y definir asuntos claves sobre firmas digitales y términos. El acuerdo PCSJA20-11521 del 19 de marzo de 2020 de la Judicatura los habilitó para definir la forma virtual que usarán para hacerlo y lo mismo podrán hacer los tribunales. Lo claro es que esta pandemia, que en Colombia ya deja cerca de 400 contagios confirmados, es un reto también para la justicia. Y va para largo.

En lo que respecta a la justicia, la pandemia de COVID-19 evidenció varias falencias del sistema judicial colombiano que pronto llamaron la atención de los funcionarios de la Rama, abogados y usuarios. Del temor de tener que ir a una audiencia sin siquiera un tapabocas, se pasó a preguntas de fondo sobre lo que implica tener una justicia en línea. No se trata solo el expediente digital (del que se ha hablado por años como un reto en construcción), sino también la infraestructura para soportarlo, pasando por preguntas sobre términos judiciales, uso de herramientas web y educación para ir dejando atrás las marras de papel que aún atiborran los juzgados del país. Ese reto se volvió una necesidad inminente.

El Consejo Superior de la Judicatura ha tomado varias decisiones. La primera fue suspender los términos que normalmente tienen los procesos para evitar que se siguieran haciendo audiencias o tomas de pruebas, por ejemplo. De esta manera se frenó el funcionamiento de una gran parte del sistema judicial, y significa en la práctica la paralización de los casos por razones de salubridad.Por ahora, la suspensión va hasta el 12 de abril. Ese mismo día, a la medianoche, finalizará el aislamiento obligatorio decretado por la Presidencia. Pero esta medida no aplica para trámites de tutelas o el trabajo de jueces de garantías, de ejecución de penas o de juzgados de conocimiento que deben definir peticiones de libertad.

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Hasta el martes pasado, estos jueces trabajaban en sus despachos con la ayuda de un traje de bioseguridad, mientras los abogados, procesados y fiscales de esas audiencias tenían que ir apenas con un tapabocas como medida de protección. Ese día, 24 de marzo, se anunció que los jueces de garantías harán las audiencias desde sus casas con colaboración de ingenieros de la Rama y los empleados de los Centros de Servicios y de las salas de audiencias, al menos en Bogotá. Además, la Judicatura creó un correo institucional para cada distrito judicial, con el fin de que la radicación y los tramites de las tutelas se hagan por esa vía. Se dispuso que cada seccional haga el apoyo técnico que sea necesario. Pero, ¿es esto suficiente?

El Espectador consultó a varios funcionarios de la Rama Judicial que llevan años trabajando en este asunto y que lanzan varias alertas. Lo más urgente, explica una de ellas, sería responder la pregunta: ¿cómo van a teletrabajar? Según explicó esta funcionaria, quien pidió hablar bajo anonimato, hasta el lunes pasado no había ni siquiera una forma de acceder a los correos institucionales por fuera de las instalaciones oficiales. En consecuencia, lo que se estaba haciendo en regiones era: una asistente iba a la sede judicial, reenviaba la información a los correos personales, los funcionarios la trabajaban y, luego, la misma asistente, en pleno aislamiento, otra vez iba a la sede judicial para enviar la decisión final desde el correo oficial.

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En medio de la emergencia ya se creó una ruta para acceder a los correos institucionales y las preguntas que vienen parecen sencillas, pero no lo son. ¿Se utilizará encriptación? ¿Cómo se hará el almacenamiento de la información sobre estas tutelas que lleguen durante la cuarentena o pensando en un largo plazo? Una docente y funcionaria de la rama se pregunta si se va a trabajar enteramente en línea o si cada documentación que llegue sobre un proceso se imprimirá para ir armando los expedientes. Pensar, por ejemplo, que un funcionario recibe en su correo un documento de un asunto A, y sobre este mismo caso llegan 10, 15 documentos en una semana. Y así con asuntos B, C, D, E y hasta cientos de tutelas por mes.

La organización implica que haya una persona que se dedique a ello por juzgado, por tribunal, por distrito judicial, en todo el país, para un total de cientos de miles de tutelas en condiciones normales. La rama judicial adquirió una licencia para Office 365 con One Drive, que permite tener carpetas compartidas: ¿será una herramienta útil para esta contingencia? Y, ¿a largo plazo? ¿Cómo se podría enviar el expediente que surja de cada tutela a la Corte Constitucional para su revisión automática? La experta asegura que debería haber criterios unificadores de la Judicatura para que todos estos pasos se hagan de la misma manera en cada despacho y decidir si todo será digital, a través de qué plataforma o si se imprimirá todo y se enviará a la Corte por correo certificado.

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¿Qué pasa con las firmas digitales? ¿Los fallos tiene que llevar firma digital o firma electrónica? ¿Basta con que se envíe desde el correo institucional para que no haya dudas de la autenticidad de la decisión? Para algunos es apenas lógico que no es necesario imprimir la decisión, firmarla y escanearla, pero para otros sí lo es. Una magistrada y docente cree que el debate no debería detenerse en detalles ante esta emergencia mundial, sino en cómo van a teletrabajar los servidores judiciales en esta cuarentena que, a su juicio, podría ser usada para descongestionar despachos, pues se ha disminuido ostensiblemente la presentación de tutelas. Según la presidenta de la Judicatura, Diana Remolina, la reducción fue de un 78 %, pasando de 2.440 tutelas el viernes 13 de marzo a 536 el viernes 20.

Pero, ¿cómo se podría hacer si no hay un expediente judicial? “La gente no se llevó los expedientes, no los escaneó. ¿Cómo y quién va a medir el trabajo en casa?”, dijo la funcionaria quien, a su vez, mostró malestar por la reticencia de magistrados de todo el país de dejar el papel y empezar a trabajar en línea. Hoy, por ley, en casos administrativos, civiles, o disciplinarios hay avances significativos. Las demandas vienen con una copia digital y así marchan, incluso con audiencias transmitidas por Facebook Live o por WhastApp, como hacen el Consejo de Estado o el despacho primero del Tribunal Administrativo del Magdalena. Este último caso es un ejemplo aparte y ya tiene digitalizada toda su operación con página propia. Los tribunales tienen su propio portal oficial.

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Un experto y servidor de la rama explicó que existe una vía, llamada Justicia 21, y un mandato de la Judicatura para que cada despacho suba a ese portal sus actuaciones. “No se cumple por presupuesto, personal, congestión judicial. Mantener actualizado un portal de internet requiere talento humano y recursos”, explica. A este panorama se suman problemas de conectividad en regiones apartadas y la falta de implementación de un plan de justicia digital. Este funcionario, por ejemplo, ha utilizado Skype o WhatsApp para audiencias. En su criterio, también falta voluntad para que los servidores judiciales lo estandaricen así, siguiendo principios de confiabilidad, rastreabilidad, autenticidad e inalterabilidad, entre otros.

Otros creen que es la Judicatura la llamada a fijar lineamientos claros en cada paso. Por ejemplo, si se usan aplicaciones externas para hacer las audiencias, como lo han sugerido los abogados litigantes en redes sociales; si se usa la plataforma Teams que viene con la licencia de Office 365, o si se usan los esquemas que ya existen en la Rama para hacer audiencias virtuales, pero que son limitados. Y que incluya medidas concretas ante la posibilidad de que la emergencia por la pandemia se extienda. Por ahora, las altas cortes ya modificaron sus reglamentos y han tenido sus primeras sesiones virtuales.

(Vea aquí toda la información sobre coronavirus)

La Corte Suprema tomó unas primeras decisiones, aunque no tiene aún cómo votar de forma secreta vía virtual. La Corte Constitucional sesionó para estudiar los decretos emitidos durante el Estado de Emergencia por el nuevo coronavirus y definir asuntos claves sobre firmas digitales y términos. El acuerdo PCSJA20-11521 del 19 de marzo de 2020 de la Judicatura los habilitó para definir la forma virtual que usarán para hacerlo y lo mismo podrán hacer los tribunales. Lo claro es que esta pandemia, que en Colombia ya deja cerca de 400 contagios confirmados, es un reto también para la justicia. Y va para largo.