"Necesitamos un plan para priorizar las excarcelaciones": presidenta de la Judicatura

¿Qué medidas se han tomado para que la justicia pueda funcionar en medio de la pandemia?

Las medidas han girado alrededor de dos ejes: el trabajo en casa y la suspensión de los términos procesales. En primer lugar, se intensificó el aseo en las sedes  y se entregaron elementos de protección a los funcionarios que debían seguir trabajando desde las sedes. Luego se habilitaron canales virtuales para hacer audiencias y reuniones y se han suspendido términos de manera progresiva. Hoy están suspendidos hasta el 12 de abril, salvo para las tutelas, habeas corpus, control de garantías y la ejecución de penas. Y de manera paralela hemos tenido que pensar en medidas para tomar a partir del 12 de abril si es que la emergencia continúa. La suspensión de términos no podrá ser infinita, entonces hay que tomar medidas de reacción y medidas estructurales que permitan continuar la administración de justicia en condiciones de aislamiento.

¿Qué están haciendo los jueces en sus casas?

Avanzar en el trabajo. Por ejemplo, en un proceso (cualquiera) el juez puede avanzar con su equipo en analizar los documentos que le han presentado y en dejar todo listo para que, cuando los términos arranque, se pueda mover el proceso.

(Le puede interesar: “Estamos en emergencia social y esto incluye a la población carcelaria”: Johana Bahamón)

Lo que nos han comentado jueces y magistrados es que el expediente digital como tal no funciona de la manera que se espera. ¿Hay expedientes escaneados? ¿Qué se requiere?

Eso es lo que estamos estudiando. El aislamiento nos cogió a todos por sorpresa y no estábamos preparados como para decir que tenemos todos los expedientes colgados en la nube y que nos podíamos ir tranquilamente a trabajar (a casa), pese a que la Rama sí tiene dispuestos para todos los funcionarios herramientas tecnológicas que permiten hacerlo. Yo uso las herramientas de la Rama Judicial, que son de Microsoft, tengo One Drive y todo mi despacho, documentos y comunicaciones están en la nube. Entiendo que esa no es la realidad de todos. Estamos empezando a trabajar en los accesos remotos a los computadores. También estamos socializando las instrucciones para que los jueces sepan como revisar su correo (institucional) desde su celular o su computador. Les estamos enseñado cómo hacer reuniones con su equipo de trabajo con la herramienta oficial que es Teams. 

Pero lo que se ve en las sedes judiciales es papel y papel…

De acuerdo. No vamos a poder hacer en 10 ni en 30 días lo que no se ha hecho en años. Y la verdad es que no podríamos sacar un sistema de información y expediente digital ordinario de una reacción de emergencia. Nos toca hacer un equilibrio en las acciones que estamos haciendo y que después podamos ampliar, corregir o mantener para llevar a la justicia a ese proceso digital, pero también tenemos que entender que muchas de las decisiones que se están tomando son para reaccionar a la emergencia. No podemos caer en el error de decir que como está funcionado todo en emergencia es como va a funcionar siempre. Lo que va si va a funcionar siempre es quitar el temor a la tecnología, eso ya lo estamos logrando. En el proyecto de modernización de la Rama Judicial que el Consejo (de la Judicatura) ha adelantado con el Banco Mundial y con el BID, lo más importante no ha sido tener la herramienta tecnológica sino la estrategia de gestión del cambio. La herramienta pueda que ahora no la tengamos porque tenemos que empezar a escanear, etc., pero esta crisis sí nos está dejando un proceso de gestión del cambio de proporciones grandes.

(Lea también: Emergencia carcelaria y COVID-19: los reclusos que tendrían casa por cárcel)

¿Qué autocrítica hace? ¿Se perdió el tiempo en reformas pasadas o en la ejecución de los recursos de inversión?

En el tema de tecnología hay cosas que se pueden mejorar muchísimo pero también otras que se estaban haciendo pero que tal vez no se difundían de manera suficiente o que no eran usadas por la reticencia o por el miedo. Lo que siento es que todas esas experiencias, hoy en día, se están volviendo lecciones aprendidas y se están capitalizando para que los esfuerzos que se están haciendo de unos dos años para acá, se empiecen a ver. Desde mi perspectiva, ya no puedo llorar sobre eso. Yo no estaba, pero sí he sacado provecho de todas esas experiencias para verificar qué lecciones quedaron para en este momento no cometer los mismos errores. Esta vez tenemos un acuerdo institucional muy fuerte alrededor de la modernización con el apoyo del gobierno. Históricamente, no había pasado nunca. Toda la institucionalidad está sentada en un mismo escenario proponiendo las soluciones.

¿Cuáles son los retos urgentes?

Tres. La firma digital es una necesidad muy sentida de los funcionarios judiciales. La gestión de documentos es clave porque es lo que nos va a permitir trabajar desde casa y no tener esas resmas de papel. Es muy urgente el tema de las audiencias y en eso vamos adelantados. Las que nos ha tocado hacer, las de control de garantías y demás, se han logrado muy bien y con algunas dificultades en algunas partes. El balance general de los jueces de control de garantías (que están trabajando desde las casas) es muy satisfactorio. La herramienta que la Rama puso a disposición de todos es muy fácil de manejar, no tiene que ser descargada, solamente se les da un link al que se puede acceder desde un teléfono, tablet o computador. Se han hecho exitosamente, me arriesgaría a decir, que el 90 % de las audiencias.

¿Cuál es?

Polycom. La necesidad de reunirse tiene distintos niveles. Una reunión para dar instrucciones se puede hacer en Teams. Pero otro asunto es la necesidad de hacer audiencias judiciales y para eso tenemos Polycom que ofrece todas las garantías de seguridad, integridad, trazabilidad, etc., que se necesita.

(Lea también: Los retos en justicia digital que evidenció la pandemia)

¿Qué implica todo esto a nivel técnico en aislamiento?

Lo que necesitamos es mesa de ayuda. Que si el juez tiene algún problema tenga a quien llamar para que esa persona le dé un soporte telefónico de cómo hacer su audiencia. Eso ha funcionado bien. La herramienta es muy amigable y hemos colgado en la página de la Rama todos los manuales e instructivos relacionados con estas herramientas para que los jueces y funcionarios tengan a su alcance la mayor cantidad de información. 

¿En este momento se puede usar WhatsApp, Skype, Zoom para audiencias judiciales?

Creo que no podemos limitarlo, pero lo que estamos pidiendo a los jueces es que utilicen las herramientas que ofrece el Consejo Superior para eso. Tenemos la capacidad de hacer 500 audiencias simultáneas, que es un número importante, y la recomendación es que primero usen esas herramientas oficiales que son las que tienen los atributos de seguridad y de integridad de las piezas procesales.

Se decretó la emergencia carcelaria, ¿cómo podría funcionar la excarcelación masiva?

Nos preocupa mucho que nos lleguen 10.000 solicitudes para que los jueces de ejecución de penas las atiendan bajo estas circunstancias. Aquí hay una particularidad: el manejo de los expedientes físicos no se puede obviar porque, dado que no los tenemos en medios virtuales, los jueces son muy cuidadosos del manejo de la información que está en esos expedientes. Por eso le planteamos al Ministerio y al Inpec que teníamos que hacer un plan muy juicioso de priorización. Si los criterios que hasta ahora se han manifestado, en el sentido que se sustituiría la prisión por domiciliaria a los mayores de 60, a las mujeres, a los que tengan enfermedades catastróficas, etc., tenemos que priorizar. Que nos digan que es lo más prioritario. Si es sacar a las mujeres embarazadas, entonces que nos manden esas solicitudes y después de que se resuelvan, que nos manden las siguientes y así vamos haciendo un plan que permita que sea rápido y que les permita a los jueces de ejecución de penas hacer su labor de manera segura y responsable. El gobierno creo que ha oído las observaciones del Consejo Superior y de los jueces, y estamos a la espera del decreto. Lo que hemos hecho es ir avanzando en la entrega herramientas de acceso remoto de los equipos de cómputo a los jueces. Y en los casos en que un empleado tenga que ir a revisar los expedientes, pues nos vamos a asegurar de que las sedes no solo están extra limpias, sino que tengan los elementos de seguridad para que puedan manipular esos documentos. 

(Le puede interesar: Suspensión de términos judiciales se amplía hasta el 12 de abril)

¿Cómo se manejará el tema de las tutelas por correo para que la sistematización de esa información no se vuelva caótica?

En eso también estamos trabajando. Para el envío de tutelas pusimos para arrancar una única cuenta de correo electrónico para que en cada región las tutelas se canalicen por ahí. Cuando se envíe una tutela por ahí, las seccionales hacen el reparto a los jueces. Hay una ventaja porque la tutela es un trámite escrito. Se presenta la tutela, el juez analiza, se pronuncia y por la misma vía puede contestar. Por supuesto que en la medida en que vayamos avanzando vamos a ir viendo cuales son las dificultades porque, con la tutela está pasando una cosa: los términos de la tutela no se suspendieron, pero si le estamos haciendo un llamado a los ciudadanos para que presenten tutelas que sean urgentes y que se compadezcan de la situación tan grave que estamos teniendo. Entendemos como las más urgentes en una circunstancia como esta las tutelas que tengan que ver con la vida, la salud y la libertad. Eso no quiere decir que podamos suspender la tutela porque la norma es que la tutela no se podrá restringir ni aun en tiempos de excepción.

¿Estas medidas pueden soportar que la pandemia se extienda en el tiempo?

A eso le estamos apostando. Pareciera que llevamos un mes en este tema, pero llevamos unas semanas reaccionando. Eso no quiere decir que no estemos pensando en qué hacer si esto se alarga. Por eso tenemos dos niveles de trabajo. Un equipo para las medidas a largo plazo, mientras que por este lado estamos en el frenesí de sacar las medidas inmediatas para atender el día a día.

¿Cómo se han impactado los recursos de la rama judicial?

Lo primero que hicimos antes del aislamiento fue sacar una circular con unas medidas para las direcciones ejecutivas para que pudiéramos adquirir el jabón, el antiséptico, y para soportar esa tarea declaramos la urgencia manifiesta para que las contrataciones y el manejo de los recursos fuera tan ágil como exige reaccionar a una situación de emergencia. Estamos muy atentos a como se desenvuelvan el asunto porque no sabemos cómo vaya a afectarse la situación del país y cuantos recursos podamos seguir manejando o si eventualmente nos congelarían o recortarían presupuesto atendiendo a la necesidad de destinar recursos a la salud o las personas menos favorecidas, por ejemplo. Este año también vamos a tener que abordar la discusión del presupuesto del año entrante que, entendemos, puede resultar golpeado y ahí estamos en contacto con el Ministerio de hacienda y el gobierno esperando cómo evoluciona el tema.

(Le puede interesar: Por Covid-19, jueces de garantías de Bogotá empezarán a teletrabajar esta semana)

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¿Qué medidas se han tomado para que la justicia pueda funcionar en medio de la pandemia?

Las medidas han girado alrededor de dos ejes: el trabajo en casa y la suspensión de los términos procesales. En primer lugar, se intensificó el aseo en las sedes  y se entregaron elementos de protección a los funcionarios que debían seguir trabajando desde las sedes. Luego se habilitaron canales virtuales para hacer audiencias y reuniones y se han suspendido términos de manera progresiva. Hoy están suspendidos hasta el 12 de abril, salvo para las tutelas, habeas corpus, control de garantías y la ejecución de penas. Y de manera paralela hemos tenido que pensar en medidas para tomar a partir del 12 de abril si es que la emergencia continúa. La suspensión de términos no podrá ser infinita, entonces hay que tomar medidas de reacción y medidas estructurales que permitan continuar la administración de justicia en condiciones de aislamiento.

¿Qué están haciendo los jueces en sus casas?

Avanzar en el trabajo. Por ejemplo, en un proceso (cualquiera) el juez puede avanzar con su equipo en analizar los documentos que le han presentado y en dejar todo listo para que, cuando los términos arranque, se pueda mover el proceso.

(Le puede interesar: “Estamos en emergencia social y esto incluye a la población carcelaria”: Johana Bahamón)

Lo que nos han comentado jueces y magistrados es que el expediente digital como tal no funciona de la manera que se espera. ¿Hay expedientes escaneados? ¿Qué se requiere?

Eso es lo que estamos estudiando. El aislamiento nos cogió a todos por sorpresa y no estábamos preparados como para decir que tenemos todos los expedientes colgados en la nube y que nos podíamos ir tranquilamente a trabajar (a casa), pese a que la Rama sí tiene dispuestos para todos los funcionarios herramientas tecnológicas que permiten hacerlo. Yo uso las herramientas de la Rama Judicial, que son de Microsoft, tengo One Drive y todo mi despacho, documentos y comunicaciones están en la nube. Entiendo que esa no es la realidad de todos. Estamos empezando a trabajar en los accesos remotos a los computadores. También estamos socializando las instrucciones para que los jueces sepan como revisar su correo (institucional) desde su celular o su computador. Les estamos enseñado cómo hacer reuniones con su equipo de trabajo con la herramienta oficial que es Teams. 

Pero lo que se ve en las sedes judiciales es papel y papel…

De acuerdo. No vamos a poder hacer en 10 ni en 30 días lo que no se ha hecho en años. Y la verdad es que no podríamos sacar un sistema de información y expediente digital ordinario de una reacción de emergencia. Nos toca hacer un equilibrio en las acciones que estamos haciendo y que después podamos ampliar, corregir o mantener para llevar a la justicia a ese proceso digital, pero también tenemos que entender que muchas de las decisiones que se están tomando son para reaccionar a la emergencia. No podemos caer en el error de decir que como está funcionado todo en emergencia es como va a funcionar siempre. Lo que va si va a funcionar siempre es quitar el temor a la tecnología, eso ya lo estamos logrando. En el proyecto de modernización de la Rama Judicial que el Consejo (de la Judicatura) ha adelantado con el Banco Mundial y con el BID, lo más importante no ha sido tener la herramienta tecnológica sino la estrategia de gestión del cambio. La herramienta pueda que ahora no la tengamos porque tenemos que empezar a escanear, etc., pero esta crisis sí nos está dejando un proceso de gestión del cambio de proporciones grandes.

(Lea también: Emergencia carcelaria y COVID-19: los reclusos que tendrían casa por cárcel)

¿Qué autocrítica hace? ¿Se perdió el tiempo en reformas pasadas o en la ejecución de los recursos de inversión?

En el tema de tecnología hay cosas que se pueden mejorar muchísimo pero también otras que se estaban haciendo pero que tal vez no se difundían de manera suficiente o que no eran usadas por la reticencia o por el miedo. Lo que siento es que todas esas experiencias, hoy en día, se están volviendo lecciones aprendidas y se están capitalizando para que los esfuerzos que se están haciendo de unos dos años para acá, se empiecen a ver. Desde mi perspectiva, ya no puedo llorar sobre eso. Yo no estaba, pero sí he sacado provecho de todas esas experiencias para verificar qué lecciones quedaron para en este momento no cometer los mismos errores. Esta vez tenemos un acuerdo institucional muy fuerte alrededor de la modernización con el apoyo del gobierno. Históricamente, no había pasado nunca. Toda la institucionalidad está sentada en un mismo escenario proponiendo las soluciones.

¿Cuáles son los retos urgentes?

Tres. La firma digital es una necesidad muy sentida de los funcionarios judiciales. La gestión de documentos es clave porque es lo que nos va a permitir trabajar desde casa y no tener esas resmas de papel. Es muy urgente el tema de las audiencias y en eso vamos adelantados. Las que nos ha tocado hacer, las de control de garantías y demás, se han logrado muy bien y con algunas dificultades en algunas partes. El balance general de los jueces de control de garantías (que están trabajando desde las casas) es muy satisfactorio. La herramienta que la Rama puso a disposición de todos es muy fácil de manejar, no tiene que ser descargada, solamente se les da un link al que se puede acceder desde un teléfono, tablet o computador. Se han hecho exitosamente, me arriesgaría a decir, que el 90 % de las audiencias.

¿Cuál es?

Polycom. La necesidad de reunirse tiene distintos niveles. Una reunión para dar instrucciones se puede hacer en Teams. Pero otro asunto es la necesidad de hacer audiencias judiciales y para eso tenemos Polycom que ofrece todas las garantías de seguridad, integridad, trazabilidad, etc., que se necesita.

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¿Qué implica todo esto a nivel técnico en aislamiento?

Lo que necesitamos es mesa de ayuda. Que si el juez tiene algún problema tenga a quien llamar para que esa persona le dé un soporte telefónico de cómo hacer su audiencia. Eso ha funcionado bien. La herramienta es muy amigable y hemos colgado en la página de la Rama todos los manuales e instructivos relacionados con estas herramientas para que los jueces y funcionarios tengan a su alcance la mayor cantidad de información. 

¿En este momento se puede usar WhatsApp, Skype, Zoom para audiencias judiciales?

Creo que no podemos limitarlo, pero lo que estamos pidiendo a los jueces es que utilicen las herramientas que ofrece el Consejo Superior para eso. Tenemos la capacidad de hacer 500 audiencias simultáneas, que es un número importante, y la recomendación es que primero usen esas herramientas oficiales que son las que tienen los atributos de seguridad y de integridad de las piezas procesales.

Se decretó la emergencia carcelaria, ¿cómo podría funcionar la excarcelación masiva?

Nos preocupa mucho que nos lleguen 10.000 solicitudes para que los jueces de ejecución de penas las atiendan bajo estas circunstancias. Aquí hay una particularidad: el manejo de los expedientes físicos no se puede obviar porque, dado que no los tenemos en medios virtuales, los jueces son muy cuidadosos del manejo de la información que está en esos expedientes. Por eso le planteamos al Ministerio y al Inpec que teníamos que hacer un plan muy juicioso de priorización. Si los criterios que hasta ahora se han manifestado, en el sentido que se sustituiría la prisión por domiciliaria a los mayores de 60, a las mujeres, a los que tengan enfermedades catastróficas, etc., tenemos que priorizar. Que nos digan que es lo más prioritario. Si es sacar a las mujeres embarazadas, entonces que nos manden esas solicitudes y después de que se resuelvan, que nos manden las siguientes y así vamos haciendo un plan que permita que sea rápido y que les permita a los jueces de ejecución de penas hacer su labor de manera segura y responsable. El gobierno creo que ha oído las observaciones del Consejo Superior y de los jueces, y estamos a la espera del decreto. Lo que hemos hecho es ir avanzando en la entrega herramientas de acceso remoto de los equipos de cómputo a los jueces. Y en los casos en que un empleado tenga que ir a revisar los expedientes, pues nos vamos a asegurar de que las sedes no solo están extra limpias, sino que tengan los elementos de seguridad para que puedan manipular esos documentos. 

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¿Cómo se manejará el tema de las tutelas por correo para que la sistematización de esa información no se vuelva caótica?

En eso también estamos trabajando. Para el envío de tutelas pusimos para arrancar una única cuenta de correo electrónico para que en cada región las tutelas se canalicen por ahí. Cuando se envíe una tutela por ahí, las seccionales hacen el reparto a los jueces. Hay una ventaja porque la tutela es un trámite escrito. Se presenta la tutela, el juez analiza, se pronuncia y por la misma vía puede contestar. Por supuesto que en la medida en que vayamos avanzando vamos a ir viendo cuales son las dificultades porque, con la tutela está pasando una cosa: los términos de la tutela no se suspendieron, pero si le estamos haciendo un llamado a los ciudadanos para que presenten tutelas que sean urgentes y que se compadezcan de la situación tan grave que estamos teniendo. Entendemos como las más urgentes en una circunstancia como esta las tutelas que tengan que ver con la vida, la salud y la libertad. Eso no quiere decir que podamos suspender la tutela porque la norma es que la tutela no se podrá restringir ni aun en tiempos de excepción.

¿Estas medidas pueden soportar que la pandemia se extienda en el tiempo?

A eso le estamos apostando. Pareciera que llevamos un mes en este tema, pero llevamos unas semanas reaccionando. Eso no quiere decir que no estemos pensando en qué hacer si esto se alarga. Por eso tenemos dos niveles de trabajo. Un equipo para las medidas a largo plazo, mientras que por este lado estamos en el frenesí de sacar las medidas inmediatas para atender el día a día.

¿Cómo se han impactado los recursos de la rama judicial?

Lo primero que hicimos antes del aislamiento fue sacar una circular con unas medidas para las direcciones ejecutivas para que pudiéramos adquirir el jabón, el antiséptico, y para soportar esa tarea declaramos la urgencia manifiesta para que las contrataciones y el manejo de los recursos fuera tan ágil como exige reaccionar a una situación de emergencia. Estamos muy atentos a como se desenvuelvan el asunto porque no sabemos cómo vaya a afectarse la situación del país y cuantos recursos podamos seguir manejando o si eventualmente nos congelarían o recortarían presupuesto atendiendo a la necesidad de destinar recursos a la salud o las personas menos favorecidas, por ejemplo. Este año también vamos a tener que abordar la discusión del presupuesto del año entrante que, entendemos, puede resultar golpeado y ahí estamos en contacto con el Ministerio de hacienda y el gobierno esperando cómo evoluciona el tema.

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* Estamos cubriendo de manera responsable esta pandemia, parte de eso es dejar sin restricción todos los contenidos sobre el tema que puedes consultar en el especial sobre Coronavirus. 

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